El proceso creativo

La iniciativa personal y la creatividad son elementos que, si bien pueden considerarse como virtudes, en términos de la organización, también son temas de distracción, indisciplina y generación de errores.

Alguna vez, el director de la firma en la que trabajaba me comentó que prefería personas no muy inteligentes pero trabajadoras y disciplinadas a genios, ya que estos últimos no eran productivos y en general pierden el tiempo. No estoy totalmente de acuerdo con su comentario; sin embargo, tenía un punto importante a considerar.

Por un lado, el tema de la disciplina es para ser tomado en cuenta. El orden y el respeto por los tiempos son factores necesarios para poder cumplir cualquier meta u objetivo. Para el funcionamiento de cualquier entidad que existen procesos puntuales para llevar a cabo las metas y objetivos, en el momento en que las tareas no son cumplidas en tiempo y forma, se rompe la secuencia del proceso y deja de funcionar, evitando que se cumplan las metas. Desde un punto de vista de servicio de una persona o área a la siguiente que continúa con el proceso, se dice que no se está proporcionando el servicio requerido al cliente interno.

El otro punto es la pérdida de tiempo, que hoy en día es un asunto que muchas organizaciones están buscando tratar o por lo menos canalizar. La pérdida de tiempo se puede dar por varias razones, entre ellas están la necesidad natural de socializar que tienen los colaboradores, es común que se dediquen a platicar de diversos asuntos: deportes, noticias, familia o comentarios y especulaciones sobre la organización. También la pérdida de tiempo se da por distractores como aplicaciones de entretenimiento en los teléfonos celulares, en las computadoras o revistas, periódicos o libros (yo tuve un jefe que se ponía a leer novelas en horas de trabajo). Sin embargo, uno de los distractores más dañinos en la organización, es generado por la buena intención de querer cambiar la forma en la que se llevan a cabo las cosas para “mejorar los procedimientos”.

Este último punto es el más dañino por que crea la intención de crear nuevos procedimientos sin la autorización necesaria y el acuerdo entre todas las partes. Dicha situación creará incumplimiento, confusión y falta de resultados en la cadena de tareas que provocará una avalancha de consecuencias en los procesos de la organización.

Sin embargo, por la otra cara de la moneda, es que esas ideas bien enfocadas y dirigidas pueden dar los resultados adecuados en la organización. Para esto, la administración deberá establecer protocolos de comunicación y autorización que permitan canalizar adecuadamente dicha creatividad.

Para lograr lo anterior, existen varios caminos, como:

1. Crear un buzón de sugerencias de mejora, en donde los colaboradores puedan canalizar sus ideas en relación con las tareas en las que están involucrados.
2. Institucionalizar talleres o foros de discusión en relación con la forma en la que se llevan a cabo los procesos de la entidad, y permitir que todos los involucrados participen activamente.
3. Apertura al dialogo por parte de los niveles superiores con los inferiores para detectar inquietudes y despejar dudas en cuanto a la operación de cada tarea.
4. Llevar a cabo un proceso de retroalimentación a las ideas y proporcionar razones por las cuales cada una es aceptada o rechazada.
5. Una vez aceptada una idea, involucrar a las personas que la vertieron en el proceso de rediseño e implementación.
6. Premiar a aquellos colaboradores que aporten las mejores ideas que tengan la aplicación más práctica.

La administración de cada entidad, tendrá que encontrar la mejor fórmula para lograr lo anterior, y de esa manera lograr una mayor eficiencia y mejor integración de los colaboradores hacia la propia organización.