La rendición de cuentas y la auditoría

Normalmente, el proceso anual de rendición de cuentas inicia por el cierre contable anual, que involucra que todas las áreas lleven a cabo un corte de sus operaciones con objeto de acumular la información del período que termina, y preparar la información a ser rendida.

La administración de las entidades, tienen la obligación de rendir cuentas a todos los involucrados o participantes (stakeholders), sean estos accionistas, socios, empleados proveedores, financiadores, gobierno y cualquier otro que tenga un interés lícito en la entidad.

En México, prácticamente todas las entidades, sean de gobierno, privadas o de cualquier otro tipo, tienen que reportar de acuerdo con el año de calendario, es decir que el período a reportar comienza el primero de enero y termina el 31 de diciembre del año.

Normalmente, el proceso anual de rendición de cuentas inicia por el cierre contable anual, que involucra que todas las áreas lleven a cabo un corte de sus operaciones con objeto de acumular la información del período que termina, y preparar la información a ser rendida. El área de contabilidad entonces lleva a cabo procedimientos de cierre de cuentas de operación como: ventas, compras, cobranzas y desembolsos, con el fin de determinar los saldos finales de las cuentas. Adicionalmente, tienen que llevar a cabo cálculos de fin de año, provisiones para reservas, depreciaciones, amortizaciones y otras estimaciones de gastos devengados, no erogados, como son las provisiones para retiro del personal, de deterioro de activos u otros pasivos como los impuestos que habrá que pagar sobre los resultados del año.

Una vez que el área contable tiene toda esa información, procede a elaborar los reportes financieros como el estado de posición financiera al 31 de diciembre del año reportado y los estados de resultados de cambios en el patrimonio y de flujo de efectivo, así como una descripción de las políticas de contabilidad y las notas explicativas a los estados financieros.

Además, las otras áreas de la entidad preparan informes operativos que acompañan y complementan a la información financiera mencionada.

Toda esa información, tiene que ser revisada por los órganos de vigilancia de la entidad y aprobada por el gobierno de esta, representado normalmente por el consejo de administración.

Esta información tiene que ser revisada por el comisario de la sociedad o, para empresas que cotizan en bolsa, el comité de auditoría.

En donde es requerido, la información deberá ser auditada por contador público independiente a la administración de la empresa. Este contador público, será parte de la firma de contadores independientes, que la administración de la empresa contrate para estos fines. En donde existe un comité de auditoría, participará en la selección de la firma de auditores y vigilará que el trabajo del auditor sea llevado a cabo con la calidad, independencia y experiencia requeridas por las normas y otros ordenamientos.

El trabajo de auditoría inicia previo al fin del año a ser revisado, en donde el auditor lleva a cabo procedimientos de evaluación de los sistemas administración de riesgos, de control interno y de información que la entidad tiene establecidos, con el fin de determinar si la administración de la entidad tiene implementados controles suficientes para evitar la inclusión de incorrecciones en la información financiera, derivado de fraude o error. Basado en esto, el auditor podrá determinar todas aquellas áreas en las cuales es necesario incrementar el énfasis en la revisión, y aquellas en las que podrá confiar que el riesgo de incurrir en errores en baja y por lo tanto, tener un alcance menor en su revisión.

Basado en lo anterior, el auditor lleva a cabo sus procedimientos de auditoría para obtener evidencia suficiente de todo el sustento de la información financiera, su presentación y sus revelaciones, procurando concluir si los estados financieros cumplen con los requerimientos de las normas de información financiera aplicables.

Todo lo anterior, debe ser llevado a cabo con tiempo y dedicación suficiente para cumplir con la entrega oportuna de la información financiera a todos los interesados. Normalmente, para empresas públicas o de alguna manera reguladas, es durante el primer trimestre del año siguiente.