Gestión del tiempo, una habilidad decisiva frente a las nuevas formas de trabajo

La gestión del tiempo ha cobrado mucha relevancia con la evolución de las formas de trabajo, específicamente después de la pandemia de COVID-19.  El teletrabajo y los modelos híbridos transformaron significativamente cómo y dónde realizar las actividades, y con ello, la organización en torno a estas.

Según el estudio de McKinsey Reimaginando la oficina y la vida laboral después del COVID-19, antes de la pandemia las oficinas eran vistas como parte fundamental para la productividad y la cultura organizacional; sin embargo, las medidas de confinamiento y la acelerada adopción del trabajo remoto en las empresas hizo que las compañías reconsideraran la necesidad y el diseño de estos espacios, centrándose ahora más en la colaboración y menos en el espacio físico.

“El trabajo desde casa ha permitido a los empleados gestionar su tiempo de manera más flexible, adaptándose a sus picos de productividad y equilibrando mejor su vida personal y profesional”, indica McKinsey.

La investigación enfatiza que durante la emergencia sanitaria, muchas personas se dieron cuenta que el trabajo remoto aumentaba su productividad, el 41% afirmó ser más productivo desde casa y un 28% igual de productivo que en la oficina. La flexibilidad en los horarios y la eliminación de largos desplazamientos contribuyeron significativamente a esa perspectiva.

Tras la adopción masiva del teletrabajo y modelos híbridos, los trabajadores se enfrentan a nuevos desafíos en la autogestión del tiempo, la misma flexibilidad de trabajar desde el hogar que tiene beneficios, puede llevar jornadas extensas y a la procrastinación sino se cuenta con la habilidad de autogestión.

La integración del trabajo en el hogar hizo que la línea divisoria entre la vida laboral y personal se desdibujara, esto puede resultar en una sobrecarga de trabajo y un agotamiento, por lo que la gestión del tiempo es esencial para establecer límites claros y asegurarse de dedicarse al trabajo y al descanso.

Según un informe de Gallup, el 44% de los trabajadores globales experimenta altos niveles de estrés debido a la falta de una estructura laboral clara después de la pandemia.

Para mejorar la gestión del tiempo y evitar impactos negativos en las actividades que se realizan de manera remota, Stellar Insights recomienda lo siguiente:

1. Establecer prioridades, según la matriz de Eisenhower, primero hay que distinguir entre lo urgente e importante, para enfocarse en las actividades que importan.
2. Planificar el día con anticipación, dedicar 10 a 15 minutos al final de la jornada laboral para organizar las tareas del día siguiente, aún sin saber con exactitud lo que puede ocurrir, puede ayudar a tener una agenda de las tareas más importantes del día para el trabajo.
3. Bloques de tiempo, para ello se puede usar el famoso método Pomodoro, que funciona para trabajar en intervalos de tiempos específicos a la adaptación de cada persona con descansos cortos, para darle a la cabeza un respiro y evitar un agotamiento cognitivo que puede obstaculizar las tareas laborales.
4. Eliminar distracciones, identificar y minimizar el entretenimiento que puede mantener ocupada a la mente y que interfiere en las labores.
5. Delegar tareas, algunos especialistas recomiendan a los colaboradores aprender a delegar tareas que no requieren de su atención directa, esto como una forma de focalizar las actividades primordiales y esenciales del puesto en el que se desempeña.

Autonomía y productividad personal

La disrupción de nuevas formas de trabajo, modificó el paradigma de qué es la productividad, en estos escenarios el desempeño se mide por los resultados y no por el tiempo que se pasa en la oficina.

En este contexto, la organización del tiempo de trabajo es crucial, ya que las personas deben enfocarse en la calidad y la efectividad de sus esfuerzos diarios; por esa razón, Time Management Ninja menciona que “una buena gestión del tiempo es esencial para el éxito personal y profesional”.

Según el estudio de McKinsey, hay un aumento de la autonomía de los empleados, debido a que hay un mayor control sobre sus horarios de trabajo, aplicándola en su vida personal.

Esta mayor autonomía requiere una disciplina estricta y habilidades en gestión del tiempo para garantizar que se cumplan los objetivos laborales sin sacrificar la calidad del trabajo, y la propia calidad de vida.

Una buena gestión del tiempo puede lograrse con herramientas o aplicaciones para la administración de los horarios. Estas aplicaciones han proporcionado a los trabajadores recursos adicionales para organizar su jornada laboral ya que pueden ayudar a planificar y monitorear tareas de manera más efectiva.

Sin embargo, no toda esa gestión se puede hacer solo con las herramientas digitales, ya que, el control del tiempo está ligado a otras habilidades blandas como la autodisciplina, la planificación y la priorización.

Mckinsey indica que “el desarrollo de esas habilidades puede mejorar significativamente la capacidad de un trabajador para manejar su carga de trabajo y cumplir sus responsabilidades”.

Además, Mayo Clinic señala que la implementación de estrategias de gestión de tiempo puede reducir los niveles de estrés hasta en un 30 por ciento.

“Una buena gestión del tiempo puede reducir el estrés y mejorar el bienestar general del trabajador, lo que es esencial en un entorno de trabajo remoto”, señala.

Por lo cual, una administración eficaz del tiempo no solo mejora la productividad, sino también reduce el estrés y mejora el bienestar general del trabajador. En específico, su salud mental.

En un entorno de teletrabajo es esencial mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal para prevenir el agotamiento y fomentar un entorno laboral positivo, en ese sentido, Mayo Clinic enfatiza la importancia de la gestión del tiempo para prevenir el estrés, que nos puede llegar a afectar más allá de la vida laboral.