¿Cómo lidiar con la sobrecarga de información?

Uno de los mayores retos para la empresas en 2015 será lidiar con la sobrecarga de información y silos departamentales. Actualmente las compañías invierten más en la construcción de sistemas de gestión para la recopilación y almacenamiento de datos que los beneficios que estos otorgan en la logística de la misma organización.

Ricoh Mexicana, empresa de sistemas de gestión documental, asegura que en la era actual el éxito de una estrategia de almacenamiento de datos se traduce en una palabra: estructura. Por lo cual, se necesita de un plan para dar sentido a los volúmenes de información que los equipos internos acumulan.

En un comunicado, la empresa recomienda un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial (ECM por sus siglas en inglés) que ayuda a la creación de un almacén central y un flujo de trabajo bien definido para la información.

BENEFICIOS DEL ECM

Mejorar la eficiencia: Los Sistemas de Gestión de Contenido Empresarial ayudan a aumentar beneficios y reducir costos. Al consolidar la información en un solo lugar, se elimina la posibilidad de pérdida de tiempo y dinero. También es capaz de acelerar el ritmo de aprendizaje dentro de la organización, porque los empleados serán capaces de construir sobre el trabajo de otros para impulsar la innovación.

Optimizar la seguridad: En la cultura actual del ‘Bring Your Own Device’ (BYOD), la seguridad de la información es un importante punto de quiebre. A pesar de que los líderes de compañías están contentos al dar a su equipo de trabajo más flexibilidad laboral, están igualmente preocupados por la empresa y por sus vulnerabilidades.

Un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial reduce este riesgo mediante la creación de un depósito central de datos, de forma que las normas de seguridad serán aplicables a todos los tipos de dispositivos.

Gestión mejorada de documentos: La gestión de documentos puede ser un dolor para las grandes organizaciones. Por ejemplo si el equipo de Producto está compartiendo especificaciones de ingeniería con el equipo de TI, y varias personas comparten el acceso a un documento único es muy fácil para una persona anular el trabajo de otro, y como resultado, el control de versiones se convierte en un desafío, sin mencionar la posible pérdida de documentos.

Procesos de negocio automatizados: Un ECM se hará cargo de la gestión de los detalles involucrados en los diversos procesos de negocio, para que los equipos de trabajo para que puedan concentrar su tiempo en permanecer creativos, innovandores, generando y ocupando menos tiempo buscando información y más tiempo en explorar otras áreas de negocio.

Un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial puede personalizarse de acuerdo a las necesidades exactas y las metas de la organización. Antes de hacer la elección de un sistema, se tiene que considerar la curva de aprendizaje asociada. Los sistemas ECM pueden ser tan sencillos como la organización lo desee.