El mantenimiento y la protección del patrimonio

Cualquier entidad para cumplir con sus objetivos requiere recursos humanos, materiales y financieros, los primeros requieren que la administración se haga llegar del mejor talento y los últimos de las mejores opciones de financiamiento.

En cuanto a los recursos materiales, estos están divididos en varias categorías de activos: los fijos; representados por las propiedades, planta y equipo necesarios para utilizar en la producción, comercialización y distribución de los bienes y/o servicios que la entidad ofrezca a sus clientes, consumidores y usuarios.

Las Normas de Información Financiera definen un activo como “un recurso controlado por la entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad”. Esto quiere decir que una entidad invierte en un activo con el fin de utilizarlo en la producción o generación de los bienes y/o servicios. Por lo anterior, pasan a formar parte del patrimonio de la entidad.

Cualquier bien requiere un mantenimiento que asegure su funcionamiento. Las mismas normas, reconocen diferentes tipos de mantenimiento:

• Las reparaciones y mantenimiento periódico que sirven para conservar un activo en condiciones normales de servicio o uso. Este tipo de mantenimiento no modifica la vida útil del activo.
• La inspección y el mantenimiento mayor que sucede cuando se llevan a cabo inspecciones programadas a fin de detectar y, en su caso substituir partes del activo para asegurar que continúa operando de acuerdo con las especificaciones originales.
• Las adaptaciones o mejoras a un activo que tienen el efecto de aumentar su valor, ya sea porque aumenta su capacidad de servicio, su eficiencia, prolonga su vida útil, o ayudan a disminuir sus costos de operación futuros.
• La reconstrucción que consiste en modificaciones tan amplias, que prácticamente se vuelve un activo nuevo. En este caso, la reconstrucción aumenta la vida útil del activo de tal manera similar a un activo nuevo y actualizado.

La administración de cualquier entidad tiene la obligación de llevar a cabo los primeros dos tipos de mantenimiento, ya que sin ellos incumple su obligación de mantener el valor su patrimonio y asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

Por otro lado, una administración que pretende cumplir con el compromiso de maximización de la utilización de recursos y un incremento continuo de superar los objetivos, tendrá que evaluar la conveniencia de aplicar los últimos dos modos de mantenimiento.

Las fallas en el funcionamiento de cualquier tipo de equipo pueden deberse a dos situaciones: la falta de mantenimiento preventivo o el mal uso, en caso de este último, la responsabilidad de las consecuencias es atribuible al operador del equipo y a la cadena de supervisión que no detectó el mal uso con oportunidad.

En el caso de fallas derivadas de la falta de mantenimiento, la responsabilidad recae en aquellos encargados de asegurarse que este se lleve a cabo de acuerdo con las especificaciones y también en la cadena de supervisión que no vigiló que se lleve a cabo.

En conclusión, en cualquier entidad, las consecuencias de no hacer un mantenimiento periódico provocará, eventualmente, el incumplimiento de los objetivos de la entidad, así como accidentes menores o fatales, que son al final responsabilidad de la administración.