Información para la administración

La principal herramienta que requiere cualquier persona que esté encargada de administrar el área de alguna entidad, incluyendo al administrador o director general, es la información, la cual debe ser suficiente y adecuada para el tipo de funciones que desempeñe. La falta de información puede generar que cometa errores en las decisiones, por el otro lado un exceso de información puede ser un distractor importante que ocasione que las decisiones sean tomadas precipitadamente o muy tardíamente o tan confusas que ni él mismo se entienda.

Por lo anterior, tanto la administración de la entidad como los encargados del gobierno, a partir de su plan estratégico y de cumplimiento, deberán crear un sistema de preparación y distribución de la información de una manera eficiente y suficiente, de tal manera que rinda la información necesaria a cada ejecutivo para que lleve a cabo sus tareas.

Por lo anterior, lo primero que debe buscar la administración de la entidad es que el sistema de información gerencial cumpla con los siguientes objetivos: que sea una base confiable de toma de decisiones y ejecución de acciones evitando la improvisación; que de avisos oportunos de aquellos asuntos o aspectos que signifiquen problemas o riesgos para la operación de sus funciones; y que sea un medio eficaz para la delegación de responsabilidades y tareas.

Para cumplir con los objetivos anteriores, el sistema de información deberá tener las siguientes características o atribuciones:

• La información debe ser adecuada y corresponder a cada una de las funciones importantes de la entidad y a sus diferentes niveles.

• Los ejecutivos deben tener suficiente información sobre el ambiente en el que la entidad desarrolla sus actividades, como son los mercados y la competencia.

• La información proporcionada a los ejecutivos debe estar basada no solamente en la parte financiera y operativa, sino también información cualitativa y de naturaleza estadística, orientada hacia las acciones y decisiones futuras, relevante para dichas decisiones e incluir los datos clave relevantes para una operación exitosa de la entidad.

• La información debe asegurar la satisfacción de los ejecutivos que la reciben ya que consideran que es útil para el desarrollo de sus funciones, les facilita la toma de decisiones o llevar a cabo acciones, están satisfechos con la exactitud y confiabilidad de los datos contenidos, es oportuna para la toma de decisiones, la frecuencia en que la reciben es la adecuada y sus comentarios en cuanto a cualquier información que no es producida y que puede ser útil, son tomados en cuenta.

• La información que es distribuida está en un formato que permita su entendimiento, es lo suficientemente simple y no incluye datos irrelevantes, la terminología es entendible, no ambigua y libre de tecnicismos excesivos, y es completa relativa a las actividades y necesidades de los usuarios.

• La información incluye parámetros de medición y comparación como son: los niveles alcanzados comparados con los presupuestados, planeados y pasados, comparados con niveles de información relacionada, aquellos alcanzados por la competencia y los promedios de la industria en el país o con países competidores.

Dentro de todo lo anterior, la administración también tendrá que asegurarse que la información sea consistente en toda la organización, de tal manera que la producida por cada área sea equivalente a la producida por las otras áreas.