10 aspectos organizacionales que impiden trabajar menos horas

Reducir la jornada laboral es posible en empresas de cualquier giro, pero una clave para avanzar en una disminución del tiempo de trabajo son ajustes organizacionales como la adaptación de procesos, el replanteamiento de las juntas o la eliminación de las distracciones, y una buena parte del cambio también corresponde a los trabajadores. 

Esto es parte de los hallazgos de la última prueba piloto realizada en Alemania con poco más de 40 empresas de distintas industrias -incluyendo manufactura y retail- para una reducción del tiempo de trabajo. El proyecto liderado por la organización 4 Day Week Global confirmó que la disminución de las horas laborales requiere de por lo menos 10 ajustes organizacionales para hacerlo posible.

De acuerdo con lo reportado por las empresas participantes, estas fueron las medidas organizacionales que permitieron una disminución de las horas de trabajo:

1. Participación de los empleados 
2. Comunicación clara sobre las expectativas y beneficios del proyecto 
3. Adaptación de procesos de trabajo 
4. Cambios en la cultura de las juntas 
5. Reducción de distracciones 
6. Adoptación de nuevas herramientas digitales 
7. Dedicar menos tiempo a conversaciones no relacionadas con el trabajo 
8. Implementación de momentos de concentración y colaboración 
9. Creación de redes e intercambio de experiencias con otras empresas 
10. Capacitación y entrenamiento.

Los cinco primeros ajustes fueron los más relevantes para las empresas con más de la mitad de las compañías adoptándolos, lo que sugiere que en buena medida las acciones para alcanzar menos horas de trabajo transitan más por ajustes organizacionales y culturales. 

Si bien el enfoque principal del experimento en el país germano es la adopción de la semana de 4 días, al igual que en otras pruebas realizadas en economías como Brasil, Reino Unido, Portugal, Nueva Zelanda o Sudáfrica, el proyecto permite adoptar un modelo de disminución de horas laborales para adaptarse a las necesidades de cada empresa. En el caso de Alemania, el 34% de las compañías redujo en 20% sus horas de trabajo.

Pero el proyecto no sólo evidencia la necesidad de que las empresas realicen cambios, parte del éxito del experimento se ligó con acciones que realizaron los trabajadores, las más destacadas fueron:

1. Menos distracciones en el trabajo 
2. Optimización de procesos 
3. Adopción de una nueva cultura de reuniones 
4. Mayor tiempo para concentrarse 
5. Uso de tecnología

“Como medida específica inherentemente vinculada a los esfuerzos para reducir las distracciones, esta práctica ejemplifica cómo diferentes medidas pueden reforzarse entre sí. Por ejemplo, un participante en una organización informó que utilizaba la digitalización a través de una aplicación que cierra automáticamente todos los programas de comunicación durante el tiempo de concentración para minimizar las distracciones”, detalla el informe. 

Aunque el experimento tuvo un impacto positivo en la productividad, las compañías que participaron en el proyecto reportaron como principal motivación fue ser más atractivas para el talento, seguido de la mejora en la salud de los colaboradores y como tercer objetivo, incrementar el desempeño laboral.

¿Valen la pena hacer los cambios?

El experimento -al igual que otras pruebas- arrojó resultados positivos en dimensiones como el bienestar de los trabajadores, el sentido de pertenencia y el balance vida-trabajo. 

Por ejemplo, los participantes informaron menores niveles de estrés luego de la prueba. “Curiosamente, este hallazgo contrasta con la expectativa de que tener la misma carga de trabajo para completar en menos tiempo podría conducir a una mayor percepción subjetiva del estrés”, destaca el informe.

De acuerdo con 4 Day Week Global, esto puede estar vinculado con el cambio de prácticas internas con la adopción de un esquema de trabajo más corto, como el rediseño de las juntas o la disminución de las distracciones. “Estos ajustes no sólo parecen mejorar la productividad, sino que también tienden a aliviar el estrés al optimizar los métodos de trabajo”.

Y con menos horas de trabajo, las personas tuvieron más tiempo para actividades de recreación y de cuidado personal. Previo al experimento, el 71% de los trabajadores informaba falta de tiempo para estos fines, esa proporción disminuyó a 58% después de la prueba.

“El ensayo reveló efectos positivos en la salud mental, el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la satisfacción general con la vida, impulsados por el tiempo personal adicional obtenido con una semana laboral más corta. Cabe destacar que el 73% de las organizaciones indicaron que continuarían o ampliarían el modelo después de la prueba, lo que sugiere que el modelo tiene potencial para la mayoría de las organizaciones”, señala el reporte.