10 mandamientos para redactar boletines de prensa

Comunica de manera clara e inteligente tus logros

El comunicado, dossier, nota o también llamado boletín de prensa es el documento que ayuda a la marcas a difundir noticias, eventos, actividades e información relevante sobre ellas precisamente hacia este público: la prensa (sean medios electrónicos como el radio, la televisión o Internet; y/o medios impresos como el periódico o las revistas), a manera de actualización, para mantenerla informada de lo que acontece con respecto a la vida de estas.

Normalmente, la labor de redacción del boletín de prensa es liderada por una agencia de relaciones públicas, pero muchas otras veces no se tiene el presupuesto para contratar una y el área de comunicación o marketing dentro de las pequeñas o medianas empresas se encarga de esta función.

En esta ocasión, quiero darte los 10 mandamientos para la redacción de un boletín de prensa, bien sea para que lo puedas permear y revisar de manera interna en tu empresa o para que sepas qué verificar con la agencia de relaciones públicas que contrates para tal efecto. Aquí te van:

• 1. Aportarás valor. Ya sea informar sobre un evento futuro o uno recientemente organizado o difundir alguna noticia importante, a la hora de redactar un comunicado de prensa debes tomar en cuenta que este debe ser noticioso; o sea, tener contenido relevante, novedoso, coherente, claro, sencillo y que aporte algo extra a quien lo reciba.
• 2. Serás creativo con el título. Recuerda que lo primero que le llama la atención a un medio de comunicación que recibe un boletín de prensa es el título, por lo cual este debe ser creativo, intencional y directo para que podamos atrapar su mirada y crear interés en generar una nota al respecto. Puedes incluir una o dos bajadas o balazos (como se le llaman normalmente en el argot del publirrelacionista) después del título, que son pequeñas ideas importantes sobre lo que estás comunicando a lo largo de tu boletín, a manera de resumen.
• 3. Ofrecerás los puntos importantes al inicio. Recuerda que los medios de comunicación reciben cientos de boletines a la semana, por lo que deberás ofrecer los puntos más importantes al inicio del comunicado, para captar la atención sin tener que finalizar la lectura.
• 4. Deberás responder a las preguntas básicas. Considera que un boletín de prensa que no responde a las preguntas ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo? y ¿para qué? no está completo. Estas preguntas irán respondiéndose a lo largo del boletín a través de la estructura típica de cualquier contenido informativo: introducción, desarrollo y conclusión.
• 5. Brindarás citas y estadísticas. Toma en cuenta que los datos duros como cifras o estadísticas son la carnita de los boletines de prensa, así como las citas de los voceros o responsables de la información que estás comunicando. Te recomiendo que, al menos, tu boletín contenga una cita y/o una estadística complementaria.
• 6. Utilizarás un boiler plate. Al final de tu boletín y antes de los datos de contacto, siempre se debe incluir un boiler plate que no es más que una referencia sobre la marca de la que estás comunicando en no más de tres líneas; incluye el nombre oficial de la organización o marca, las actividades que realiza, algún punto importante a destacar y su sitio web.
• 7. Incluirás datos de contacto. Al final de tu comunicado, deberás incluir el nombre, puesto, teléfono y correo electrónico de la (s) persona (s) con la (s) que pueden comunicarse para recibir más información (puede ser un contacto dentro de tu empresa o dentro de la agencia de RRPP).
• 8. No rebasarás la extensión de una cuartilla. Una vez más, ponte en el lugar del periodista y recuerda que ellos reciben muchos comunicados al día, por lo que entre más cortos y más concisos sean, tendrán más impacto y mayor oportunidad de ser leídos.
• 9. Revisarás la ortografía. Recuerda que los periodistas son especialistas en la información y las palabras son su elemento, por lo que la mala redacción u ortografía creará un rechazo automático hacia tu boletín de prensa. ¡No olvides revisarlo siempre antes de enviar!
• 10. Acompañarás tu boletín con llamadas telefónicas. Toma en cuenta que el simple envío de un boletín de prensa no te garantiza que los medios de comunicación lo reciban así que deberás darle un seguimiento a través de una llamada telefónica para corroborar que se recibió así como confirmar el interés en la nota.

Es muy importante que recuerdes que, si bien el boletín de prensa es una herramienta indispensable en toda campaña de comunicación de una marca, es solo un complemento de todos los esfuerzos de difusión y promoción que se tienen para esta última.

En mi experiencia, las personas más atinadas para la redacción de estos instrumentos son aquellos que en su lenguaje y escritura son atinados, asertivos, vívidos y expresivos, así que te recomiendo darle esta tarea a alguien con estas características dentro de tu empresa o, si lo elabora una agencia de relaciones públicas que contrataste, solicitar que el supervisor o el redactor de este tipo de documentos las tengan. ¡Mucho éxito!

¿Tienes más dudas sobre lo que debe contener tu boletín de prensa? ¡Pregúntanos en @tokrp!

*El autor es director general de Tok Relaciones Públicas, una empresa de Grupo Vink