6 herramientas digitales que toda pyme debe tener

Durante el evento “Impulsando la Transformación Digital de las Pequeñas Empresas de América Latina y el Caribe”, creado por la Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI) junto con la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL), se dieron a conocer las herramientas que son indispensables para las pequeñas y medianas empresas (pymes).

Néstor Fabián Ayala, ponente del webinar: Digitalización para pequeñas empresas, explicó que en la actualidad la digitalización de las pymes ya no es una opción, es un requerimiento para seguir operando.

“La opción de no digitalizarse lamentablemente va a significar un declive en muchas de las pymes y estaremos en menos contacto con el cliente, no respondiendo a la velocidad que el cliente desea y saldríamos del mercado”, expresa Néstor Ayala.

Aunado a que los consumidores están acostumbrados a la inmediatez por las compras en línea y la atención al cliente que está al alcance de un mensaje, y la logística de los productos, las empresas necesitan implementar procesos digitales para estar al margen y ser más competitivos.

El ponente explica que, si las pymes no brindan esta velocidad, los clientes buscarán en las grandes empresas; por lo que uno de los retos es demostrar que los pequeños negocios también pueden ofrecer productos de calidad.

Sin embargo; para las empresas; ¿qué significa digitalizarse? No se trata simplemente de instalar equipos de última generación ni invertir en costosos programas. La digitalización ayuda a los negocios a obtener datos concretos y tomar decisiones basadas en la información que acumula.

Néstor Ayala recalca que también se trata de un cambio de mentalidad en donde los líderes deben entender los beneficios de utilizar procesos digitales. “No solo es comprar una herramienta, instalarla y pensar que eso funciona”.

Las herramientas que necesitan las pymes

Los principales motivos por los que una empresa no decide digitalizarse se deben a la falta de recursos financieros, desconocimiento y resistencia al cambio. Pero la realidad es que existen plataformas gratuitas o con planes para cada necesidad y que son fáciles de manejar, por lo que Néstor Ayala comparte las principales herramientas que todas las empresas necesitan.

1. Páginas web: El primer paso es crear un sitio que los consumidores puedan visitar desde cualquier parte, pero esto no termina ahí porque el cliente espera encontrar una página optimizada y actualizada.

Ante este hecho, el ponente expresó que si la página es arcaica perderá clientela y optarán por visitar otros negocios en Internet, pero afortunadamente existen sitios que permiten construir páginas web desde cero y fáciles de manejar.

2. Plataformas de comercio electrónico: Adentrarse en las plataformas de e-commerce permite expandir la venta de productos y servicios, pero también ampliar la información demográfica de los clientes y conocer más sobre sus intereses y necesidades.

“Yo veo muchos pequeños empresarios que venden a través de WhatsApp pero que la propia persona está respondiendo. Tengo que optimizar y aumentar la productividad de nuestras pymes al máximo posible y las plataformas de ventas online nos ayudan a eso”, afirma.

3. Herramientas de marketing digital: La optimización de búsquedas (SEO) y las campañas pagadas funcionan para que en los primeros resultados en Internet se encuentre el negocio, lo que aumenta la probabilidad de llegar a más consumidores.

4. ERP: Son sistemas que facilitan la facturación, control de inventario y manejo de la base de datos de clientes y proveedores. Para mantener la satisfacción de los clientes también ayuda que los negocios estén al corriente del pago de sus impuestos.

En este sentido, el conocer cuántas unidades quedan en el inventario, cuales salen más y cuáles se quedan, permiten conocer qué productos son los que mejor se venden y cada cuanto hay que reabastecerse.

5. Productividad y colaboración: Ayudan al flujo de trabajo porque se da a conocer las actividades de cada colaborador e incluso conectar y agendar citas con los clientes e inversionistas.

Pero para algunas empresas, “entregar el máximo al cliente, pero el mínimo de inversión, esa es la realidad de nuestras pymes, pero para esto necesitamos gerenciar y tercerizar”.

6. Ciberseguridad: A pesar de que la empresa invierta en el mejor sistema de seguridad, siempre habrá probabilidad de sufrir un hackeo si el personal no está capacitado en temas de ciberseguridad.

“La herramienta que utilizan los hackers son más psicológicas que tecnologías, por eso para mi empresa tener una estrategia de ciberseguridad no significa contratar a una empresa que me va a proteger”.

La digitalización está al alcance de las pymes, incluso si no tienen recursos financieros pero pueden invertir en el tiempo que toma buscar y aprender de plataformas gratuitas.

Por último, el ponente concluye que los líderes tienen que usar y mantener las herramientas de digitalización para educar a los colaboradores y no se rompa el ciclo en caso de que haya un cambio de directivos.