Comité para crisis, necesario en tu empresa ante adversidades

Una de las lecciones que la pandemia ha dejado a las empresas es la necesidad de tener un plan adecuado ante crisis, una estrategia que determine cómo actuar ante determinadas situaciones y cuya ruta sea ejecutada por líderes que se enfoquen solo a ello, ya que muchas veces las acciones son ejecutadas por personal que se sumó de repente. Por ello, es necesario que se trabaje en un comité de crisis.

Las empresas atraviesan diferentes tipos de crisis financieras, personales, organizacionales, tecnológicas o naturales que obligan a prepararse desde mucho antes para saber cómo actuar. Lo mejor es crear un comité donde personas de la organización al igual que figuras externas, se encarguen de desarrollar planes de prevención, prever posibles panoramas, monitorear posibles alertas y trabajar de lleno cuando se presente un conflicto.

Yago De La Cierva, experto en gestión de crisis, indica que las organizaciones designar a las personas que lo conformarán, determinar dónde operarán, si solo será un cómite interno o se buscará otro exterior como en una agencia de relaciones públicas que ayude en ciertos tipos de crisis, cómo se elaborarán los planes de acción y la forma en que se procederá.

Al elegir a los representantes del comité, se deben incluir responsables de diferentes áreas de la organización, incluyendo a directivos de alto mando y de departamentos, así como a colaboradores para que integren su visión. El objetivo es tener representantes de áreas estratégicas que sean la voz de todos los involucrados en la organización.

Una de las funciones de los integrantes del comité es monitorear constantemente lo que ocurra en torno a la organización y estar disponibles 24 horas en caso de algún riesgo, por ejemplo, con los sismos que se han presentado en los últimos días, deben estar al pendiente de los daños que se puedan producir a las oficinas, dar seguimiento a los colaboradores, verificar su estado de salud físico y emocional, entre otros aspectos.

¿Cómo actuar?

Cuando el comité ha sido conformado, los integrantes deben comenzar a conformar el plan de gestión de crisis, que si bien las acciones dependerán de la situación que se presente, se debe tener un protocolo de acción general. Asana, software de gestión de trabajo, comparte seis pasos a seguir para diseñar la ruta de acción:

1. Análisis de riesgos: enlisten los posibles riesgos en todas las áreas de la empresa y ordénenlos dependiendo la probabilidad de qu sucedan.
2. Procedimientos de respuesta: definan los roles y responsabilidades que tendrá cada persona del comité, y designen a un representante del mismo. Asimismo, determinen cómo actuará cada uno en la crisis.
3. Protocolo de activación: determinar en qué situaciones se debe actuar cuando se presenta la crisis. Algunas requieren más trabajo que otras, por lo que se deben enlistar las acciones a seguir dependiendo la magnitud y en qué momento ingresar.
4. Estrategia de comunicación: la comunicación es primordial ante una crisis, por lo que la forma de presentar lo que ocurre y las acciones a tomar deben ser claras, concisas y transparentes tanto para clientes externos como internos (colaboradores). Asimismo, hay que determinar qué integrante se encargará de ello y cómo se deberán atender los comentarios de las personas afectadas e involucradas en la situación.
5. Contactos de emergencia: es elemental, sobre todo en catástrofes naturales. Para esto, hay que crear una lista de contactos que estén a la mano y permitan agilizar la respuesta y acción del problema.
6. Evaluación poscrisis: una vez que haya pasado la situación y se haya actuado, hay que evaluar los efectos, datos obtenidos, áreas de oportunidad, cómo fue el actuar y cómo seguir mejorando para que en futuro no vuelva a ocurrir o al menos sea con efectos menores.