Crea un flujo de trabajo resiliente en 3 pasos

La pandemia del Covid-19, conflictos internacionales, el alza de precios, desempleo e incertidumbre en general en el entorno, son algunas de las situaciones más críticas que se han vivido en los últimos dos años y que han generado caos en las empresas, no solo por la falta de recursos o el futuro de la organización, sino que los empleados no están en condiciones óptimas fisicamente ni mentalmente, dañando así los flujos de trabajo.

Si hay algo que todas estas situaciones han dejado de lección es la importancia de ser resilientes, ya no solo a nivel personal o en los procesos de la empresa, también debe implementarse en los flujos de trabajo para que no aumente el estrés, la angustia ni se dañe la salud de las personas.

“Los procesos claramente definidos y soportados que funcionan de manera flexible desde la oficina o la oficina en casa, así como la manera sencilla de organizar las vacaciones, las incapacidades laborales o el tiempo de teletrabajo, crean flujos de trabajo transparentes y resilientes. Además, ayudan a los equipos a mantenerse al tanto de las cosas, a proteger la salud y la fuerza laboral en general y a reducir el estrés e incluso el agotamiento”, señala OTRS Group.

Sabine Riedel, miembro del consejo de OTRS, explica que los sucesos que hemos vivido en el mundo impactan y afectan la planeación de los procesos laborales en varios niveles. Los procesos bien establecidos se desorganizan, se entorpecen o incluso se interrumpen por completo, lo que se debe trabajar por evitar.

“Probablemente tengamos que asumir que dichas incertidumbres en la planeación no desaparecerán en el futuro próximo. Las compañías que actualmente diseñan sus flujos de trabajo con resiliencia y soportan los procesos y responsabilidades de manera sistemática y consistente a través de un sistema BPM pueden incrementar la resiliencia del equipo y aliviar a los empleados organizacionalmente. El uso activo de descansos y tiempo de inactividad suficiente también son componentes importantes”.

Ante esto, Riedel comparte tres acciones que las empresas deben implementar para crear flujos efectivos aun cuando el entorno no sea el más favorable.

Tomar descansos a conciencia

Los descansos, con un pequeño cambio de escenario y algo de ejercicio, relajan a las personas y permiten modificar las perspectivas, renuevan la mente y la motivación, lo que promueve un desempeño renovado.

Un ambiente laboral en el que los descansos y el tiempo de inactividad se reconocen y utilizan conscientemente, en el cual los empleados tienen permitido definir su propio ritmo entre la actividad y el descanso, incrementa el bienestar y la resiliencia del equipo, aún bajo cargas de trabajo pesadas. La salud, motivación y desempeño de los empleados no solo se mantienen, sino que aumentan exponencialmente.

Cooperación transparente

Los equipos en todo el mundo han aprendido a trabajar bien juntos y a estructurar la comunicación, incluso cuando no están presentes en una oficina. En muchos casos, las compañías han creado la infraestructura de TI necesaria para esto con lugares de trabajo basados en la web y funciones básicas de colaboración bien establecidas en la mayoría de las compañías del mundo.

Dichas funciones incluyen la gestión transparente del horario laboral, las ausencias por vacaciones, la incapacidad laboral o trabajo en casa y la integración de videoconferencias en las comunicaciones. Estas capacidades humanas, organizativas y técnicas adquiridas durante la pandemia han incrementado de manera significativa la resiliencia de los flujos de trabajo.

“Ahora necesitan desarrollarse y refinarse más, en lugar de, por ejemplo, volver a la ‘situación normal’ anterior o insistir en que los empleados asistan presencialmente a la oficina”.

Definir procesos, decisiones y autorizaciones claros

Los procesos, recursos y responsabilidades claramente definidos promueven la resiliencia del equipo en tiempos de estrés, incluso cuando hay colegas que deben cubrir las tareas de colaboradores enfermos o ausentes de la empresa.

Esto puede mejorarse con tecnología y softwares especializados para que se automaticen los procesos y se mejore la comunicación del equipo.