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Cuatro claves para no volverse esclavo del e-mail
Se deben asignar horarios para utilizarlo y definir los realmente importantes, no ceder a las prioridades de los demás.
El correo electrónico (e-mail) es una de las herramientas más utilizadas en la actualidad, sobre todo por las empresas, ya que facilita la comunicación con empleados y clientes nacionales e internacionales, además de que permite un gran ahorro económico.
Sin embargo, esta herramienta también tiene su lado oscuro debido a que muchas personas organizan su trabajo con base en los requerimientos que le van llegando a su bandeja de entrada, lo que provoca responder a prioridades y tiempos de los demás, y no a una planificación propia de tareas y objetivos a alcanzar. El resultado final es menor productividad.
Para evitar que el e-mail tome el control de tu vida, debes implementar medidas como filtros y automatizaciones del servidor para detectar los correos innecesarios.
Por ejemplo, en Outlook el procedimiento es abrir cada mensaje que entra y en la parte superior presionar “crear regla”. Allí se le indica que cada mensaje que contenga ese remitente o determinado asunto automáticamente se enviará a determinada carpeta.
Asimismo, hay otros cuatro consejos que evitarán volverte esclavo del e-mail y que también reducirán tu estrés.
El primero consiste en no ver al e-mail como una herramienta de comunicación urgente. Si un asunto requiere respuesta en menos de tres horas, el contacto debe ser por teléfono o en persona.
El segundo tip tiene que ver con establecer horarios para utilizar el e-mail. Lo ideal es no pasar más de 20 o 30 minutos haciendo esta tarea y no volver a ella hasta que la siguiente hora asignada llegue.
Para la coach Marsha Egan, se debe revisar cinco veces al día: temprano, a medio día, después del almuerzo, a media tarde y 20 minutos antes de irse del trabajo.
“Esto te brinda 90 minutos de trabajo ininterrumpido entre cada chequeo”, explicó.
Asimismo, hay que tomar decisiones en cada mensaje. Para ello, hay que seguir las cinco D: Delete (borrar), Delegate (delegar), Do It (hazlo), Defer it (diferirlo para un momento específico) o Don’t Delay (no demorarlo).
En cada mail evalúa si requiere menos de dos minutos hacer lo que se solicita. Si la respuesta es sí, responde inmediatamente.
