El control de la Información financiera

Continuando con el tema que nos ha ocupado las últimas semanas, hoy hablaremos de la forma en que la administración de las empresas debe asegurarse que la información de su empresa llegue a quien debe llegar.

Una vez que la administración de la empresa he desarrollado un sistema con métodos y procedimientos efectivos y eficientes que permita la generación de información financiera confiable y oportuna, la siguiente preocupación es definir la mejor manera de distribuirla y que solo llegue a aquellas personas para las cuales sea relevante.

Ya en artículos anteriores hemos hablado de todos aquellos terceros interesados en el desarrollo de la empresa, siendo estos entre otros: los accionistas, los proveedores, las instituciones financieras que le han provisto de préstamos, los poseedores de bonos de deuda que haya emitido la empresa, el gobierno a través de su órgano de fiscalización y recaudación (en el caso del gobierno federal Mexicano, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), y los órganos recaudatorios de los estados y municipios), etc.

Todos estos interesados en las operaciones de la empresa, normalmente solicitarán información sobre la misma para evaluar la marcha de los negocios, y que sus intereses no se vean afectados. La primera información que solicitan son los estados financieros de la empresa para llevar a cabo dichas evaluaciones.

Normalmente, dichos terceros interesados asignarán a una persona o grupo de personas que estén capacitados para poder interpretar adecuadamente la información que están recibiendo. Para esto decimos que la información financiera deberá ser clara para que el lector enterado y capacitado los pueda interpretar adecuadamente.

La empresa debe evitar perder el control de la forma en que la información financiera es distribuida.

La empresa debe asegurarse que su información solo llega a aquellos con un interés válido y legal sobre la empresa, sus operaciones y sus resultados. Lo ideal es que guarde un registro de todas aquellas personas a las cuales se les ha entregado la información financiera basados en un convenio o contrato que permita delimitar las responsabilidades de cada una de las partes.

Lo anterior no es aplicable a empresas de carácter público, sean estas empresas cuyas acciones o bonos de deuda están colocados entre el gran público inversionista a través de una bolsa de valores, o que son empresas de gobierno, de asistencia pública, o de cualquier forma de interés público. Por su propia naturaleza, la información financiera tiene un carácter público, y si la empresa están en dicho supuesto, el público en general tiene el derecho a acceder a su información financiera. De todas maneras es útil que en estos casos haya un control de cómo y qué medios fueron usados para distribuir la información.

Por otro lado, existe información cuya distribución debe ser de distribución restringida, es decir que solo debe ser entregada a aquellas personas que verdaderamente la necesiten para hacer una evaluación específica sobre el negocio de la empresa. Para estos casos, se deberá hacer un contrato de manejo de información y confidencialidad para obligar a las partes a no hacer un uso de dicha información que pueda dañar a la empresa.