El costo del cumplimiento de normas específicas

Conforme la sociedad se enfrenta a nuevos y mayores retos de orden público, las legislaturas de los estados y países emiten leyes dirigidas a evitar actividades ilegales, como son las dirigidas a evitar la existencia de recursos de actividades ilícitas o dirigidos a financiar el terrorismo. A su vez, esas leyes crean o modifican instituciones de vigilancia y regulatorias que también emiten reglamentos específicos que los individuos y las entidades tienen que cumplir.

A medida que sucede todo eso, las administraciones de las entidades tienen que tomar medidas para cumplir con todas esos nuevos requerimientos, como la vigilancia de ciertos tipos de operaciones, recopilación de información, preparación de informes requeridos por las autoridades regulatorias, mantenimiento de archivos y expedientes específicos, seguimiento e identificación de personas y la fuente de sus recursos, comparación de las identidades con listas publicadas por autoridades regulatorias, etc.

Todo lo anterior, requiere que las administraciones de las empresas diseñen e implementen políticas, procedimientos y sistemas, así como que designen responsables de la administración y operación de dichas funciones. Todo esto requerirá que el órgano de gobierno de la entidad revise y autorice un presupuesto necesario para dichas tareas.

También existen otros requerimientos de autoridades regulatorias dirigidas a asegurar el cumplimiento de normas o leyes en diversas materias, como son transacciones internacionales y nacionales con partes relacionadas, cumplimiento de normas relativas al mantenimiento de ciertas proporciones de mantenimiento de reservas financieras y de capitalización, etc.

En otros ámbitos, el cumplimiento de normas laborales, sanitarias y de conservación de la naturaleza y control de emisiones de desechos líquidos, sólidos y gaseosos, requiere de la administración de la empresa, no solamente tener los equipos y sistemas físicos apropiados, si no tener los sistemas administrativos de vigilancia y reporteo de la información requerida.

Todo lo anterior lleva a cualquier entidad a tener una estructura administrativa de control y vigilancia de dichos requerimientos.

En consecuencia, el costo administrativo de las empresas puede incrementar de manera importante, sobre todo en la medida en la que su actividad abarque una o varias de las categorías mencionadas, desde que sea considerada como vulnerable, para efectos de prevención de blanqueo de dinero, hasta una industria cuyos sistemas de producción produzca cualquier tipo de desecho.

Cuando las entidades son suficientemente grandes, el costo de estos requerimientos puede ser absorbido sin tener un efecto importante en sus resultados; sin embargo, conforme cuando las empresas son más pequeñas, el costo de cumplimiento puede pesar más en los resultados de la entidad, llegando al extremo de que estos costos sean inviable.

Una solución para esto puede ser el uso de sistemas automatizados y de inteligencia artificial que permita que exista una vigilancia y generación de reportes de manera automática. Esto sin dejar de considerar que haya una supervisión y revisión humana de las decisiones que genere el sistema.