La administración de los activos tangibles

En una empresa industrial y comercial, el activo que representa el principal valor de un estado de situación financiera o balance general, es lo que hemos conocido como activos fijos. Este concepto lo conocemos como activo tangible y agrupa nociones tales como inmuebles (terrenos y edificios), maquinaria y equipo de producción, de transporte, de oficina, de cómputo y de comunicaciones. Todos estos son considerados esenciales para que la empresa pueda desarrollar sus operaciones con normalidad.

Conforme las empresas van creciendo, el volumen de activos crece en relación directa, y por lo tanto, su control se va complicando. Todos los activos muebles, incluyendo el equipo de transporte, son susceptibles de ser cambiados de lugar físico al que originalmente estaban designados. En los casos en los que la empresa tiene varias sucursales o plantas, los activos pueden ser llevados de una a otra sin que forzosamente exista un documento que los ampare.

La falta de control de los activos genera problemas cuando es necesario que el administrador identifique todos o parte de los activos, ya sea porque pueden ser requeridos en otro lado, dados en garantía por un crédito, van a ser vendidos para ser reemplazados, como parte de una reestructura o simplemente porque se requiere un avalúo.

Es importante que el administrador mantenga expedientes con la documentación de soporte que compruebe la propiedad y legalidad de posesión de los activos.

El administrador tiene la obligación de dar el mantenimiento adecuado a dichos activos y mantenerlos en óptimas condiciones de operación. Esto es particularmente importante para el control de los costos de operación de una empresa, ya que el mantenimiento correctivo normalmente es más caro que el preventivo. Además, este último se da en fechas programadas que no afectan la producción, en cambio el correctivo por lo general surge en el momento menos oportunos cuando el equipo se descompone estando en operación, deteniendo pedidos comprometidos con clientes y por lo tanto afectando los ingresos de las empresas.

Asimismo, el administrador tiene la obligación de asegurar que los activos están bien protegidos, tanto contra daño por causas ajenas como son inundaciones, terremotos o robo, como contra el uso indebido para acciones que no tienen que ver con la operación de la empresa. En muchas ocasiones, algún empleado puede tomar prestado un vehículo de la empresa para uso personal durante el fin de semana y accidentarse, provocando que ya no pueda ser utilizado para lo que originalmente fue adquirido, además de poner el peligro la vida del empleado y sus familiares con un vehículo que es propiedad de la empresa.

La empresa tampoco está exenta de riesgos en los bienes inmuebles, estos pueden sufrir daños por causas naturales ajenas a la empresa, por mal mantenimiento de las instalaciones, por accidentes o por actos vandálicos. Para esto el administrador deberá tomar las medidas de protección que sean necesarias para asegurar que el patrimonio de la empresa y sobre todo su operación no se vea afectada.

En resumen, el administrador deberá:

1. Mantener un inventario actualizado de los activos;

2. Mantener un expediente con la documentación que soporte la propiedad de los activos

3. Dar seguimiento a la ubicación de los mismos;

4. Saber quién los tiene en custodia y mantener un documento de salvaguarda por los mismos;

5. Dar seguimiento al mantenimiento preventivo y mantener el historial del mismo

6. Mantener protegidos y asegurados todos los activos.