La importancia de la contabilidad y su resguardo

Diversas disposiciones fiscales, pero sobre todo el Código Fiscal de la Federación (CFF), establecen a las personas morales y algunas físicas la obligación de llevar contabilidad, incluso los comerciantes, en términos del Código de Comercio, también estás constreñido a llevarla.

Pero qué integra la contabilidad para efectos fiscales. El CFF, precisa que se integra entre otros, por: los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones. Adicionalmente el reglamento del CFF, nos da una serie de lineamientos que deben cumplirse para integrar la contabilidad; entre ellos destaca la conservación de las declaraciones provisionales, anuales e informativas.

También debe reservarse la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.

La importancia de llevar contabilidad es indiscutible, más cuando desde 2014 se ha alineado con otro concepto que ha tomado gran relevancia, la materialidad de las operaciones.

Dicho concepto se refiere a que las autoridades fiscales en sus facultades de revisión pueden solicitar al contribuyente que demuestre que la operación llevada a cabo cuente con todos los elementos que permitan comprobar que es real y cierta como son los contratos, órdenes de compra, asientos contables, estados de cuenta; es decir los contribuyentes tanto vendedor, prestador de servicios, así como el comprador, deberán demostrar fehacientemente la materialidad de la operación.

En caso de no poder probar la existencia real de la operación puede presumirse como una simulación, lo que incidirá en la deducción y el acreditamiento, infracciones y multas, e incluso en casos más graves pudiera caer en el tipo del delito de defraudación fiscal con el riesgo de la posible privación de la libertad.

Ahora bien, el mismo código señala que la contabilidad se conserva por un plazo de cinco años contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ella relacionadas. No obstante, tratándose de actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales por distribuir dividendos o utilidades la información y documentación necesaria para implementar los acuerdos alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación, además de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales deben conservarse todo el tiempo que subsista la sociedad.

Así la conservación de la contabilidad de manera precisa y completa es vital para cualquier contribuyente, pero qué pasa si por fenómenos naturales o por robo pierdo ésta. Cuando los libros o demás registros de contabilidad del contribuyente se inutilicen parcialmente deberán reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos por concentración. Cuando se trate de la destrucción o inutilización total de los libros o demás registros de contabilidad se deberá asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.

El contribuyente deberá conservar, en su caso, el documento público en el que consten los hechos ocurridos hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de la autoridades fiscales. Para ello se dará aviso a la autoridad por medio de un escrito libre en que se manifieste bajo protesta de decir verdad que la información que proporciona es cierta y el documento público en el que consten los hechos ocurridos (Ministerio Público o fedatario público).

Se tendrá un plazo de cuatro meses contados a partir de la fecha en que se presente el aviso a que se refiere el párrafo anterior, para reponer los asientos ilegibles del último ejercicio o, en su caso, asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo. Para evitar esta tramitología es indispensable contar con un lugar seguro en que pueda conservarse toda la documentación necesaria y estar disponible en todo momento.

Una posibilidad es digitalizar o grabar parte de la contabilidad, utilizado discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, lo que está permitido y facilita el control administrativo de las empresas. Para ello, se debe poner a disposición de la autoridad un sistema ágil de consulta que permita localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática para que pueda, en su caso, ejercer sus facultades de comprobación.

Todo lo anterior nos debe llevar a evaluar las opciones que ofrecen algunas empresas en esta materia y que facilite el servicio de administración y control de los documentos físicos y electrónicos, además de todo aquello que conforma la contabilidad, no solo para aspectos fiscales sino también para efectos corporativos.

En caso de no llevar la contabilidad o no conservar la documentación indicada por las leyes fiscales, el contribuyente puede ser sancionado con una multa puede ir de $1,690.00 a $16,870.00. Sin embargo, no son las únicas multas que proceden, ya que puede presentarse diversos supuestos para determinarse las multas que impone la autoridad.