La regla 80/20, el método para aumentar la productividad con poco esfuerzo

Ya sea en el estudio, en el trabajo o en la vida cotidiana, contar con una buena estrategia de organización puede ayudar a la productividad.

Muchas de las técnicas de manejo de tiempo buscan avanzar en una cantidad amplia de tareas, sin realizar un gran uso de la energía que resulte en un desgaste.

Existen una gran cantidad de opciones a la hora de la administración de tiempo, pero una de ellas es tan efectiva que puede utilizarse para un gran número de actividades: la regla de Pareto.

¿Qué es la regla de Pareto?

La regla de Pareto obtiene su nombre del economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto.

Se formuló en 1896, cuando observó que el 80% de las tierras en Italia pertenecía al 20% de la población. De manera similar, al analizar su propio jardín, notó que solo el 20% de las plantas generaban el 80% de los frutos.

El postulado indica que un 20% de las acciones cotidianas son responsables del 80% de los logros. Por tanto, resulta crucial enfocarse en no desperdiciar ese 80% en tareas que solo contribuirán a un 20% del rendimiento diario.

El fin de aplicar la regla 80/20 es que, al concluir con el 20% de las actividades planificadas, se obtenga el 80% del impacto deseado en el día.

Para ello, es fundamental distinguir cuáles son las tareas que más tiempo y esfuerzo requieren de las que son verdaderamente cruciales y te permitirán tener un impacto significativo en tu jornada, equipo o proyecto sin consumir demasiado tiempo.

¿Cuál es el secreto para aplicar el método?

Existe un malentendido frecuente sobre la teoría de Pareto, en el cual se cree que trabajando solo el 20% del tiempo se logrará completar el 80% de las tareas. Esto está lejos de ser cierto.

Se debe dedicar el 100% del tiempo disponible, ya que esas tareas menos relevantes y rutinarias que consumen el 80% del día seguirán presentes y necesitan ser finalizadas.

Como sucede con otras estrategias de productividad, definir las prioridades y diferenciar lo urgente de lo importante es fundamental para el éxito de este enfoque.

Una actividad puede ocupar entre 20 y 30% de un día, pero una vez completada, se habrá cubierto el 80% del trabajo. Posteriormente, se dedicará el 80% del tiempo restante a esas tareas menores que tienen un impacto reducido.

La procrastinación suele surgir de la falta de motivación para abordar tareas arduas. Identificar ese 20% de actividades que liquidan el 80% de la carga laboral diaria es crucial para minimizar el esfuerzo innecesario.