Tres tips para mejorar los flujos de información en home office

El home office ofrece ventajas como ahorro de dinero y no trasladarse por la ciudad, pero también representa un inconveniente: problemas en la comunicación, intercambio de información y no contar con tecnología adecuada para laborar.

De acuerdo a una encuesta de OTRS, 83% considera que la crisis por Covid-19 ha abierto una nueva tendencia en los negocios enfocada hacia una mayor digitalización y uso de esquemas de trabajo a distancia, por lo que 61% está a favor de una ley que establezca el derecho a trabajar desde una oficina en casa, pero ante los problemas de comunicación, cómo hay que prepararse?

Para ello, te presentamos tres conceptos para hacerlo posible.

1.- Seleccionar sistemas de comunicación adecuados

Para mantener el flujo de información entre los empleados en una oficina, las herramientas de comunicación deben seleccionarse cuidadosamente y algunas opciones son:

• Soluciones para videoconferencia: para una comunicación exitosa, es importante poder observar las expresiones faciales de una persona durante una reunión.
• Soluciones de chat: el intercambio que tiene lugar durante una pausa para el café a veces puede dar lugar a excelentes ideas. Por eso, es importante promover el chat espontáneo entre colegas con soluciones adecuadas.
• Opciones para lluvia de ideas: las ideas también se pueden intercambiar de forma virtual, de modo que se puedan producir más interacciones creativas.
• Seminarios en línea: la formación continua es un motivador importante para los empleados. Incluso si las sesiones de actualización no pueden llevarse a cabo físicamente, hay muchas oportunidades para desarrollo continuo: actualmente podemos encontrar una gran variedad de seminarios en línea (a menudo gratuitos a través de LinkedIn), así como oportunidades de formación a través de videoconferencias o podcasts.

2.- Buena documentación con sistemas automatizados

No es nada nuevo que una documentación ordenada y limpia sea fundamental en muchos procesos, pero cuando los equipos se distribuyen en diferentes ubicaciones y se encuentran en diferentes zonas horarias, es aún más relevante documentar el estatus de las actividades por escrito.

Los sistemas de tickets de trabajo remotos ayudan a comprender en qué están trabajando los demás. Por ejemplo, un colaborador que recién comienza su jornada laboral puede ver el estado actual de un proyecto mientras otros todavía están dormidos.

Los calendarios compartidos en toda la empresa también ayudan a ver las citas de los demás y realizar un seguimiento de cuántos empleados se encuentran activos en un momento determinado.

3.- Fortalecimiento de la cultura corporativa

Ahora que muchos colaboradores trabajan en diferentes ubicaciones, es aún más importante definir una cultura corporativa clara para crear un sentimiento de pertenencia.

Comunicar cuáles son las prioridades de gestión, dónde se encuentra la empresa y qué visión tiene, puede ser esencial para la motivación de los empleados. Las reuniones virtuales fuera del entorno habitual son una buena opción, en la que los empleados pueden hablar sobre la cultura y todos los temas que les conciernen sin presión de tiempo.

“Nos encontramos en un mundo cada vez más digitalizado. Esto conlleva muchas ventajas, pero también riesgos; especialmente cuando los colegas trabajan desde sus hogares con más frecuencia y durante períodos más prolongados”, dice Sabine Riedel, miembro de la junta directiva de OTRS Group y experta en transformación digital.