Recordatorios de cierre del ejercicio

Estamos en época de rendición de cuentas por el año que terminó. El problema es que la administración de la entidad es responsable de prepararla con la información que se desprende de la contabilidad y, directa o indirectamente de todas las demás áreas de la empresa. Uno de los principales problemas que, he visto, enfrentan las empresas, es la tardanza en la preparación de la información y de los reportes que desprenden de ella y que los interesados esperan recibir.

Las responsabilidades de reportar sobre el estado y el desarrollo de las actividades de la entidad recaen directamente en el ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Primero porque es el máximo responsable de que las operaciones del año que terminó hayan sido llevadas a cabo de manera puntual y con apego a los planes presentados y aprobados por el consejo de administración y la asamblea de accionistas; y segundo, por que al tener dicha responsabilidad, todos los interesados esperarán que reporte sobre el resultado de su gestión.

En el caso de las empresas familiares o unipersonales, la responsabilidad es ante sí mismo y los empleados, acreedores y otros interesados que confiaron en el empresario.

Desde un punto de vista de toma de decisiones, el administrador debe contar con reportes confiables que le permitan evaluar si los resultados de las operaciones del año responden a las acciones y decisiones que fueron tomadas en su momento, así como poder determinar en donde están las áreas de oportunidad para corregir o mejorar el desempeño de la entidad. Además, deberá tener conciencia de la situación financiera con la que terminó el mismo año, derivado de dichas operaciones. Esto le permitirá tomar las decisiones adecuadas en cuanto a las obligaciones que ha adquirido y con qué recursos cuenta para afrontarlas y poder seguir operando. Así mismo podrá tomar decisiones en cuanto a lo que puede hacer con los recursos excedentes.

El proceso de cierre contable y de reportes, tanto mensual como anual, incluye una serie de pasos a seguir que aseguren que todos los individuos responsables de cada área de la entidad, aporten la información necesaria que asegure que todas las operaciones están siendo registradas completas, con exactitud, que corresponden a operaciones reales, que están adecuadamente valuadas y que están clasificadas de acuerdo con su naturaleza y presentado de acuerdo con los lineamientos establecidos por la administración y por la normatividad correspondiente.

Adicionalmente, la administración se debe cerciorar que todos los eventos económicos internos o externos a la entidad que afecten su estructura financiera, como son variaciones en el valor de los activos y pasivos, registro de intereses ganados o erogados, etc., han sido registradas en el período en el que tuvieron efecto.

Por último, también debe ver que todas las provisiones de gastos y costos erogadas no pagadas queden registradas en el período correspondiente. Estas incluyen la del impuesto sobre la renta a la utilidad de la entidad, la de la participación de utilidades al personal, la de energía, renta y cualquier otro insumo que utilice la entidad, la de beneficios al personal tanto presentes como al retiro y cualquier otra que específicamente requiera la operación de la empresa.

Las responsabilidades de proveer la información pasan por toda la entidad y se deben establecer fechas en las que las operaciones deben quedar registradas y fechas en las que tiene que reportar.