La utilidad del funciograma para una empresa

Un funciograma es un esquema que representa de manera gráfica cuáles son las acciones que deben realizarse dentro de una empresa, quiénes son los colaboradores responsables de ejecutarlas, qué recursos necesitan esas personas para hacer su trabajo y la temporalidad de cada etapa hasta lograr el resultado final. Su utilidad por excelencia es alinear los esfuerzos de toda la organización al cumplimiento de sus objetivos, sustentados en un plan de negocios.

El propósito del funciograma, también llamado mapeo de funciones u organigrama funcional, es tener claridad sobre todas las actividades y los recursos materiales y humanos que una empresa requiere para cumplir sus metas en un periodo determinado. De lo anterior se asume que el funciograma debe elaborarse con base en los objetivos corporativos que los líderes establezcan y que constituyen la razón de ser de esa empresa.

Contar con un funciograma evita las suposiciones, las improvisaciones y las inferencias porque entrega información objetiva y actualizada. Dado que su valor es estratégico, operativo, analítico y económico, los líderes deben conocerlo, aprovecharlo y potencializarlo. El mapeo de funciones hace la diferencia entre la creación de un plan y su materialización, al tiempo que reduce el margen de error.

Todo proceso se compone de etapas, algunas de las cuales ocurren de manera paralela y otras son secuenciales; es decir, una etapa requiere que la etapa inmediata anterior haya finalizado para poder arrancar. El funciograma permite identificar estas etapas y dar un seguimiento puntual a su desarrollo dentro del proceso.

De hecho, como herramienta de diagnóstico, el funciograma también evidencia las etapas del proceso que no operan de manera óptima y las áreas de oportunidad. Es entonces cuando los líderes pueden conocer la causa raíz de un problema y tomar las decisiones pertinentes para resolverlo con el fin de dar la fluidez necesaria a la operación. Las preguntas clave para solucionar un problema son:

1. ¿En qué etapa del proceso se focaliza el problema?
2. ¿Se trata de un problema de función, de responsable, de recursos o de temporalidad?
3. ¿Qué necesitamos para solucionar este problema?

El funciograma también sirve como esquema de líneas de reporte dentro de cada equipo de trabajo, al igual que como instrumento de medición de desempeño del capital humano de la empresa en tanto que indica si existe o no un cumplimiento de funciones en tiempo y forma de cada colaborador dentro de su equipo y del panorama general de la organización. Incluso puede servir como fundamento para las reuniones de evaluación de desempeño con los colaboradores, para la creación de programas de capacitación y para la elaboración de planes de carrera dentro de la compañía.

Es también allí donde pueden detectarse requerimientos tales como reclutamiento de personal o reasignación de funciones, por ejemplo. De igual manera, los líderes pueden emplearlo para asegurarse de que no exista función sin responsable o responsable sin función que, aunque parezca increíble, sucede con más frecuencia que la deseable.

Un beneficio colateral y permanente del funciograma es el efecto motivante que ejerce en el equipo de trabajo. Cuando un colaborador percibe de forma visual y orgánica la relevancia de su función dentro de la compañía, su compromiso con las metas organizacionales se fortalece y este es un estímulo poderoso para el cumplimiento de sus responsabilidades, que se hace extensivo hacia su equipo de trabajo y también hacia las áreas con las que su labor se relaciona. En este sentido, el funciograma es un recordatorio constante de que sus acciones no son aisladas ni insignificantes, sino que tienen una repercusión en el resto de la compañía, así como en el éxito o fracaso de sus resultados. La sensación de valor individual y grupal, de pertenecer y de ser importante dentro de un proceso es lo que fortalece su lealtad y su voluntad para ofrecer cada día su mejor esfuerzo.

Como es natural a todo aquello que se relacione con la actividad humana, un funciograma es un instrumento dinámico que debe adaptarse a la evolución de la empresa; por tanto, es recomendable mantenerlo al día y siempre a la vista para que sirva como una referencia a la cual sea posible recurrir en busca de información confiable en cualquier momento. También es susceptible de ajustes y precisiones hasta encontrar su punto óptimo. A medida que la compañía crece, puede surgir la necesidad de crear funciogramas para cada área que posteriormente se consoliden en un organigrama funcional general.

En términos de planeación financiera, el funciograma también contribuye a la gestión de costos e insumos de materias primas, equipos y demás requerimientos. Puede incluso revelar la necesidad de inversiones para fines estratégicos o la carencia de liquidez para la continuidad de la operación.

Como conclusión, el funciograma es la columna vertebral de la empresa. Elaborarlo y mantenerlo actualizado es una tarea laboriosa, pero siempre vale la pena si la compañía funciona de manera profesional en el presente y tiene una visión ambiciosa hacia el futuro.

Claudio Kandel es director general de DiSí Operaciones Empresariales, SAPI de CV SOFOM ENR. Su amplia experiencia en el ámbito financiero internacional ha consolidado su propósito profesional: atender las necesidades de liquidez de los empresarios para impulsar su desarrollo por ser los principales motores de la economía mexicana.

Con más de doce años de presencia en el mercado, DiSí Operaciones Empresariales (www.disioperaciones.com) es una Fintech mexicana que confía en los empresarios y los apoya con factoraje electrónico y crédito simple para que operen sus negocios con bienestar financiero.