Mejores prácticas en la administración de las cuentas por cobrar

Hace mucho tiempo el encargado de cuentas por cobrar de un cliente muy grande me comentó que el proceso de la cobranza empieza en el momento de la venta. Igualmente, el dueño de otro cliente, también empresa grande, siempre comentaba que lo más importante al cuidar a los clientes, es no convertir a un buen cliente en uno malo.

Estos dos puntos para mí son enseñanzas importantes a la hora de administrar las cuentas por cobrar, ya que, de un buen manejo de estas depende que la entidad tenga unas finanzas sanas. La disponibilidad de dinero para cubrir los pagos de los compromisos que surgen de la operación, desde la nómina, hasta el pago de los servicios públicos, pasando por el pago a proveedores, préstamos, impuestos, etc. Todo eso depende de que haya una cobranza que pueda ser previsible que permita una sana administración del capital de trabajo.

Para lograr lo anterior, es necesario que se cumplan una serie de controles gerenciales, como son: que la alta gerencia reciba con regularidad un reporte de antigüedad de saldos, que le permita conocer aquellos clientes que tengan saldos vencidos y sobre los cuales pueda tomar medidas oportunas; que el área de cobranza cuente con el personal suficiente, adecuado y capacitado para ejercer una labor eficiente y efectiva; contar con políticas de descuentos por pronto pago atractivas; acordar y cargar intereses adecuados a clientes morosos; tener la opción de factorizar las cuentas por cobrar para mejorar la posición de liquidez de la entidad y que el cliente cuente con el crédito que requiere para operar; contar con opciones de aseguramiento de riegos de incumplimiento de los clientes; y amarrar la totalidad o parte de la comisión a los vendedores a la cobranza de las ventas que reporten.

Adicionalmente, la entidad debe contar con políticas y procedimientos en la operación diaria para asegurarse que: los créditos otorgados a los clientes están basados en los parámetros permitidos y convenientes a la empresa; existe una investigación y documentación sobre la situación financiera del cliente y su historial de crédito a través de algún buró de crédito u otro instrumento disponible; existe una revisión de las condiciones de crédito a los clientes cuando las condiciones económicas cambian; existen políticas y procedimientos de mitigación para clientes estratégicos con un alto nivel de riesgo, como son: cartas de crédito por cada pedido del cliente; embarques parciales o cobrados por anticipado; garantías personales por parte de los altos funcionarios de los clientes; gravámenes sobre los activos del cliente o de sus avales; y entregar la mercancía en consignación y facturarla cuando sea entregada al cliente final.

Como ya mencionamos, la adecuada administración del capital de trabajo depende de una estricta vigilancia de que los flujos de efectivo se cumplan de acuerdo con las expectativas, y en caso de que exista alguna desviación, la gerencia debe contar con la información para estar enterada y tomar las medidas correctivas adecuadas y oportunas, que permitan que la situación financiera no se vea afectada.