Valida correctamente tus facturas electrónicas

Ante el inminente uso que se debe hacer de los comprobantes digitales para comprobar gastos empresariales, expertos en facturación electrónica, hicieron un llamado a los empresarios para que validen el total de las facturas que emiten o que reciben debido a que alrededor de 13% de los comprobantes que ya se han emitido carecen de alguno de los elementos requeridos para que sean considerados válidos.

Estimamos que sólo 5% de los contribuyentes validan el 100% de sus facturas, 15% lo hacen de manera aleatoria y 80% hace ningún tipo de revisión de los archivos que recibe, debido a que los empresarios no saben cómo hacerlo o bien para evitar el gasto que les genera destinar a determinada cantidad de empleados a esta tarea debido a la gran cantidad de tiempo que les lleva validar el total de facturas que reciben , explicó José Luis Reyes, socio y director comercial de Resguardo Digital, durante el Foro Factura Electrónica organizado por El Economista y la comunidad de elempresario.mx.

Otro de los problemas que ha observado el representante de la firma que proporciona servicios de administración de los comprobantes mencionados, es la forma en que los empresarios deciden archivar los documentos, ya que después de realizar una encuesta entre sus clientes, se dio cuenta de que en la mayoría de las ocasiones, los empresarios deciden archivar su información fiscal en folders o carpetas digitales de sus computadoras, en sistemas de correo electrónico empresariales y dispositivos móviles como CD o USB.

Además muchos de los clientes que tenemos han decidido resguardan sus facturas en archivos PDF, las imprimen y las archivan en papel, sin estar conscientes de que es el archivo en versión XML el que tiene la validez requerida por las autoridades para ser deducido , explicó.

Ante esta situación, Jesús García Sierra, subdirector de investigación y desarrollo de Resguardo Digital, compartió con los asistentes al foro algunos de los datos que deben tomar en cuenta para resguardar y validar sus comprobantes digitales:

• Es preferible tener en un mismo sistema tanto las facturas emitidas como las recibidas para un control óptimo de los documentos
• Para compartir los comprobantes fiscales es necesario tener servidores internos o soluciones que permitan acceder a la nube
• Valida tus facturas con sistemas empresariales como el nuestro o con otros que lo ofrecen para mayor agilidad, el validador del SAT siempre será una opción cuando se requiera validar un número pequeño de comprobantes
• Verifica que la versión de las facturas emitidas sea la más reciente: 2.2 para CFD y 3.2 para CFDI
• Consulta la vigencia de tu certificado de sello digital

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fnaranjo@elempresario.mx

MFH