15 funciones básicas excel

Excel, la hoja de cálculo más utilizada para analizar y procesar bases de datos cuenta con miles de funciones útiles a todos los niveles. Desde operaciones matemáticas simples, funciones para organizar datos y hasta fórmulas complejas.

Aquí te presentamos 15 de las funciones más básicas e indispensables para organizar bases de datos o agilizar operaciones si tienes un negocio:

Fórmulas de Excel

SUMA

Es la función más sencilla que ofrece Excel. Se aplica utilizando la expresión =SUMA(A1:A45), en este caso considerando que se quiere obtener el total que suman las celdas seleccionadas (de la A1 a la A45).

Además de una selección seguida de filas o columnas, esta función de Excel permite agregar números extras, celdas individuales o incluso más de un intervalo de celdas siempre y cuando se utilice una separación de cada dato con el signo punto y coma (;). Por ejemplo, al utilizar la expresión =SUMA(100;A1:A45;B10:B15), Excel calculará la suma del conjunto de datos de las celdas A1 a la A45, del conjunto de datos de las celdas B10 a la B15 y agregará un monto de 100.

La función de =SUMA de Excel también puede combinarse con otras operaciones matemáticas sencillas separándose con un paréntesis, por ejemplo, =SUMA(A1:A45)*100, en este caso el total sumado en ese intervalo de celdas se multiplicará por 100.

SÍ

Este es otro de los trucos más útiles que ofrece Excel y funciona para corroborar que los resultados obtenidos de distintas operaciones realizadas correspondan a ciertos valores concretos que tú hayas configurado. Un ejemplo para utilizar esta función es con la expresión =SI(A:250=300,000;”SI”;”NO”), imaginando que se busca corroborar que la suma diaria de las ventas de un negocio corresponda con la meta mensual establecida de 300,000 pesos. Si el valor de la celda A250, que es la suma de las ventas diarias empata con la meta aparecerá un Sí, de lo contrario aparecerá un No.

SUMAR SÍ

Para los negocios, otra de las fórmulas básicas de Excel es la combinación de las dos funciones previas. SUMAR SÍ funciona para establecer criterios a la hora de sumar valores.

Por ejemplo, si se busca calcular la suma de salarios pagados a empleados pero sólo de los que superan cierto monto, puedes utilizar esta función o si se quiere obtener la suma de un conjunto de facturas registradas que superen cierto monto.

Imaginando que se quiere calcular la suma de los salarios que superan los 10,000 pesos se utilizaría la expresión =SUMAR.SI(A1:A45,”>10000), y Excel calculará la suma de las celdas (con el salario de cada empleado) de la A1 a la A45 seleccionando sólo las que superen dicho monto.

ESPACIOS

Excel también ofrece una herramienta para establecer espaciados que faciliten la búsqueda y procesamiento de datos en las hojas de cálculo. Si se busca eliminar o agregar espacios entre los valores se puede utilizar esta herramienta para regularizar los espaciados.

Si se busca eliminar, por ejemplo, espacios irregulares en ciertos textos específicos, se utiliza la expresión “SUPRESP(“TEXTO”), en la palabra “TEXTO” se selecciona el texto donde se encuentran los espacios irregulares.

BUSCARV

Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos distribuidos en dos hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una combinación de dichos datos. Por ejemplo, si en una hoja se tiene una lista de proveedores con sus correos electrónicos y en otra hoja se tienen sus razones sociales, ésta función ayuda a que aparezca el proveedor con ambos datos en un mismo lugar.

Por ejemplo, si en la Hoja 1 se tienen nombres y correos y en la Hoja 2 nombres y razones sociales, en la Hoja 1 se colocará en una columna nueva para extraer la información de razones sociales y se colocará la expresión =BUSCARV(A2,Hoja2!A:B, 2,FALSO), de modo que la información que se encontraba en la celda A2 de la Hoja 2 (la razón social del proveedor X) se pasará a esa celda nueva.

La fórmula se puede copiar para todos los valores, en este ejemplo se copiaría la razón social de todos los proveedores que se encuentren enlistados en las Hojas 1 y 2.

CONCATENAR

Lo que permite esta función es unir dos elementos distribuidos en columnas distintas. Una aplicación útil, por ejemplo, sería para unir los nombres de empleados que se encuentran en la columna A con sus apellidos que se tienen en la columna B.

Utilizando la expresión =CONCAT(A2,””,B2) en la celda en blanco C2, se copiarán ahí los nombres completos del empleado 1. La fórmula se puede copiar para todo el listado de elementos que se buscan unir.

IDENTIFICAR VALORES DUPLICADOS

Esta función identifica si hay valores duplicados en un conjunto de datos y los señala. Para verificar se deben seleccionar todas las celdas a revisar, ir a la pestaña “Formato condicional” ubicada en la parte superior derecha de las opciones de la hoja de cálculo. Se debe seleccionar la opción “Resaltar reglas de celdas” y después la opción “Valores duplicados”. Excel mostrará si existen valores duplicados y dónde se encuentran.

ELIMINAR O REEMPLAZAR ELEMENTOS

Esta herramienta es útil para cuando se tienen frases, palabras o elementos números en una hoja de cálculo y se quieren eliminar o reemplazar por otros distintos. Por ejemplo, si se tiene en un conjunto de celdas los nombres de todos los empleados de un negocio con la palabra Guadalajara (Carlos Torres Guadalajara, Laura Pérez Guadalajara, etc.) y se quiere eliminar ese palabra en todos los casos.

En este ejemplo la ruta a seguir sería ir a la opción “Buscar y Reemplazar”, en la opción de buscar se anota la palabra a buscar “Guadalajara” y en reemplazar se deja en blanco para que se elimine totalmente. En otro caso, si se quisiera sustituir por otra palabra, en el espacio de reemplazar se escribe la palabra nueva.

FILTROS

Algunas bases de datos son muy extensas y tienen información adicional a la que se necesita en cierto momento. Con esta función básica de Excel es posible filtrar, ordenar u ocultar datos para tener una mejor visualización de la información.

En la parte superior derecha se encuentra la opción “Ordenar y Filtrar”, desde ahí se puede elegir si ordenar los datos por orden alfabético, por valores de mayor a menor, o personalizar el orden de los elementos. También se pueden poner filtros personalizados y esconder temporal o definitivamente celdas, columnas o filas.

FECHAS Y DÍAS

Una fecha completa se puede escribir directamente en Excel utilizando los ajustes de celda y seleccionando el formato “fecha”. Excel organizará entonces esa combinación de números con el formato 23/12/2019 poniendo día, mes y año.

Sin embargo, si se recibe un Excel con la fecha distribuida en diferentes columnas (el día en la celda A1, el mes en la celda B1 y el año en la celda C1), Excel permite combinar esa información y traspasarla a una sola celda con la fecha completa utilizando la expresión =FECHA(A1,B1,C1).

También es posible obtener un lapso de días transcurridos entre los fechas sin tener que hacerlo de manera manual. Si, por ejemplo, se quiere saber cuántos días pasaron entre el 23/12/2018 y el 20/10/2019 se utilizará la expresión =DIAS(23/12/2018;20/10/2019) y se obtendrá el resultado en valor número.

Si las fechas estuvieran registradas en las celdas A1 y A45 se puede utilizar la expresión =DIAS(A1:A45).

FIJAR CELDAS

Otra de las funciones básicas de Excel, que ayuda con la organización y visibilización de bases de datos muy extensas, es la fijación de celdas. Sirve para inmovilizar una fila, una celda o una columna.

Esta función se encuentra siguiendo la ruta “Vista”, “Inmovilizar” y se puede seleccionar la inmovilización de los paneles (filas y columnas juntas), la inmovilización de la fila superior o de la primera columna.

AGREGAR COMENTARIOS

Esta función es útil cuando se registra un elemento en las celdas que necesita de alguna anotación importante. Para agregar un comentario en cualquier celda sólo se debe hacer clic en el botón derecho en la celda seleccionada y presionar la opción “Insertar comentario”, automáticamente aparecerá un recuadro de texto; después de agregar la anotación sólo necesitarás dar clic fuera del cuadro para guardarlo.

Las celdas que tienen anotaciones agregadas aparecerán con una pestaña roja en la parte superior derecha.

REDONDEO

Esta función aritmética básica funciona para eliminar o reducir los decimales de cifras registradas en un conjunto de datos. Por ejemplo, si se quieren eliminar totalmente los decimales de las cifras de las celdas A1 a la A45 se utilizaría la expresión =REDONDEAR(A1:A45) y si sólo se busca pasar de 5 decimales a 2 decimales se utilizaría =REDONDEAR(A1:A45,2).

PROMEDIO

También se puede obtener la media de un conjunto de datos registrados en la hoja de cálculo. Si se quiere obtener la media de ventas diarias de un negocio, que están registradas en el intervalo A1-A365, se utilizaría la expresión =PROMEDIO(A1:A365) y Excel arrojaría el monto diario que vende el negocio.

MODA

Otra de las funciones aritméticas básicas que ofrece Excel es la moda, que encuentra el elemento más común en un conjunto de datos registrados. Por ejemplo, si se tiene una lista de los productos vendidos y se quiere saber cuál es el que más se vende. Imaginando que la lista de productos vendidos está registrada en el intervalo de celdas A1-A820, utilizando la expresión =MODA.UNO(A1:A820).