Consejos para migrar el área de Recursos Humanos la nube

Los cambios suscitados en los últimos meses han puesto, aún más, el foco sobre la transformación digital que vienen atravesando las áreas de Recursos Humanos (RH) y en especial, en la adopción de soluciones Cloud de Nómina y Recursos Humanos por su flexibilidad y eficiencia, que sin duda rompen con las prácticas habituales de las organizaciones cuando deciden incorporarlas.

La evolución de las soluciones in-house a la nube debe realizarse a través de una metodología. Las primeras medidas y los pasos clave que se deben tomar para lograr con éxito la adopción de herramientas cloud en las áreas de RH son las siguientes:

Entender a la organización y auditar las necesidades tecnológicas de RH. Elegir la solución adecuada con una alta capacidad de configuración es de suma importancia, especialmente para empresas con una gran complejidad en sus procesos y que operan en varios países. Para llevar a cabo la selección correcta y la mejor configuración se debe considerar el análisis de fases como:

• Consultar las necesidades de los “clientes” de RH; managers, empleados y usuarios finales: ¿qué les gustaría cambiar? ¿qué aspectos de sus herramientas actuales quisieran mantener?
• Auditar las necesidades tecnológicas actuales y futuras: Por ejemplo, la digitalización de facturas puede considerarse como el paso previo antes de la puesta en marcha de una plataforma donde los proveedores presenten sus facturas.
• Integrar el ecosistema de TI: ¿Con qué otras herramientas y servicios se comunica la solución actual? Todos los servicios deben estar implicados en la elaboración de una lista con las herramientas informáticas y bases de datos que deben integrarse con la nueva solución cloud.
• Analizar la tecnología: ¿Qué tareas pueden ahora automatizarse o digitalizarse? A través de la Inteligencia Artificial, cada vez pueden agilizarse más tareas relacionadas con los RH.

Criterios para la elección de un proveedor cloud de confianza

Una vez identificadas las necesidades, llega el momento de analizar los principales criterios que se deben considerar en la selección del proveedor cloud de RH

• Cumplimiento normativo: Comprobar si las infraestructuras que ofrece el proveedor cloud cumplen con todas las normativas del país como las normas ISO, de confidencialidad de datos y toda la legislación relativa a la gestión de los datos.
• Calidad del hosting: Elegir un proveedor cuyas infraestructuras estén ubicadas en un centro de datos que opere con los más altos estándares de confiablidad y seguridad para proporcionar servicio las 24 horas del día.
• Ergonomía y facilidad de uso: Los empleados pasarán muchas horas utilizando la herramienta elegida, por lo que su productividad y facilidad de uso dependen de la ergonomía de la interfaz.
• Compatibilidad: La solución escogida debe poder comunicarse de manera fluida con las otras herramientas de la empresa e interpretar todos los documentos disponibles hasta el momento.
• Seguridad: Las garantías de seguridad son criterios decisivos para la elección del proveedor de servicios en la nube ya que será el responsable final de la integridad y de la confidencialidad de los datos.
• Soporte: Es esencial solicitar garantías, asegurarse de que este servicio sea ágil en sus respuestas y consultar con clientes que hayan tenido que solicitarlo.

Es recomendable solicitar al proveedor información detallada y las garantías necesarias que permitan garantizar una migración rápida y sin problemas, comprometiéndolo contractualmente a adaptar su solución tanto a los nuevos cambios normativos como a los posibles ataques en materia informática.

Planificar e implementar una estrategia de adopción de la nube para que los empleados se familiaricen con la nueva aplicación y la usen regularmente permitirá lograr una experiencia eficaz, aspecto que resulta clave en todo proceso de implementación de una solución cloud.