Crear una empresa vs organizar un negocio

Una de las primeras acciones que un emprendedor toma cuando quiere iniciar un nuevo negocio es formar una compañía. Es normalmente un paso correcto, siempre y cuando se hayan considerado las alternativas.

Una nueva aventura de negocio o emprendimiento no forzosamente requiere crear una empresa, nuestra legislación reconoce que las personas físicas (individuos), puedan llevar a cabo actividades empresariales sin la necesidad de formar una empresa, que es una forma común entre las personas que tienen pequeños negocios, como tiendas de abarrotes, servicios de carpintería, plomería, herrería, pequeños restaurantes o fondas, etc.

Si el tamaño y la participación de dos o más personas lo ameritan, entonces es aconsejable crear la nueva empresa. Los requisitos son básicamente, obtener la aprobación del nombre o denominación de la Secretaría de Economía, firmar una escritura constitutiva en presencia del notario que incluya los estatutos de la sociedad (reglas básicas de relación de los socios con la empresa, capital o patrimonio de la sociedad y forma de administración), una vez que se tiene la escritura constitutiva, obtener el registro federal de contribuyentes, registro patronal ante el seguro social y el Infonavit y el registro de contribuyente de la entidad federativa en donde se tenga el domicilio y sus sucursales, así como cualquier otro registro que se pueda requerir.

Con todo esto la sociedad, está constituida legalmente y registrada ante las autoridades, y desde un punto de vista legal, ya puede operar.

La otra parte de iniciar la operación, ya sea como persona física o sociedad, es diseñar la organización adecuada y suficiente para que pueda cumplir con el objeto para el cual fue creada. La estructura organizacional consta de los siguientes elementos básicos:

1. Definición de la misión, visión y valores de la organización.

2. Políticas o reglas de actuación y comportamiento de las personas que forman parte de la organización, incluyendo código de ética y comportamiento aceptable, relaciones y operaciones comerciales y reglas de selección de personal y contratación.

También se requiere considerar el manejo financiero (cuentas por cobrar, por pagar, políticas de pago a proveedores y de crédito a clientes, entre otro.

3. Manuales de operación de todas las áreas de la organización, incluyendo el organigrama y la plantilla de personal autorizada, descripciones de cada uno de los puestos.

Lo más conveniente es que todo lo anterior se incluya en un manual que sea entregado al personal y sea actualizado conforme la organización de la sociedad va evolucionando, sea por crecimiento o por adiciones o cambios en sus objetivos.