E-mail, estrategia de negocios en la nube

El correo electrónico mejora la comunicación entre empleados

Hace 40 años se envió el primer correo electrónico y ahí comenzó el camino de una de las formas de almacenamiento a distancia más comunes, que ha crecido enormemente en los últimos años.

No obstante, de acuerdo con algunos analistas, el correo electrónico está por desaparecer en el transcurso de la siguiente década. Las tendencias sugieren que las generaciones más jóvenes (y no tan jóvenes), dentro de un ambiente empresarial, se comunicarán cada vez más a través de nuevas plataformas y aplicaciones desplazando al correo electrónico. ¿La razón? Los expertos señalan varias: velocidad, seguridad y menos spam, nuevas formas de entretenimiento y filtros más personalizados, entre otras.

Pero a pesar de las tendencias señaladas, el correo electrónico no sólo no desaparecerá, sino que gracias a que ahora puede integrarse dentro de la nube, adquirirá nuevas funciones y capacidades que permitirán a sus usuarios ser más productivos y estar comunicados de forma segura y eficiente.

El correo electrónico puede alojarse en la nube como software, mejorando así todos los procesos y reducir drásticamente los costos, al minimizar las necesidades de memoria para la ejecución de procesos y el mantenimiento, así como incrementar la eficiencia de cualquier organización al facilitar el acceso a la información en cualquier momento, desde cualquier punto y desde cualquier dispositivo.

Pero ¿por qué migrar el correo a la nube? Porque los retos de las empresas están cambiando. Hoy en día enfrentan un exceso de información, cuyo volumen crece exponencialmente y donde la búsqueda sustituye a la navegación.

Otro punto importante es la colaboración entre empleados, que se ha convertido además en una pieza clave para el desarrollo del negocio, por lo que el desafío es que el hecho de compartir sea tan fácil como crear, favoreciendo la comunicación con socios y proveedores a partir de una operación con equipos globales distribuidos.

También se presenta la oportunidad de tomar ventaja de un nuevo modelo de trabajo, en el que se ofrece acceso a la información y a las aplicaciones corporativas de forma ubicua, desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y con cualquier conexión.

¿Cuál puede ser la solución para estos desafíos empresariales? Correcto: La nube es el nuevo nombre del juego. La respuesta pasa por la migración a un modelo en la nube, donde las economías de escala y el efecto comunidad nos van a permitir aprovechar individualmente las innovaciones lanzadas por el proveedor de la solución, quien además nos va a garantizar los niveles de seguridad y calidad en el servicio y con el que vamos a ser capaces de predecir los costos finales gracias al pago por uso.

Los beneficios van más allá del costo

Es muy importante considerar que más que motivos económicos, migrar el correo electrónico a la nube trae beneficios a las compañías tales como:

• Preparación rápida de nuevos usuarios. La capacidad de preparar la apertura de una nueva sucursal en cuestión de días, en lugar de semanas o meses.
• Asignar valiosos profesionales de la informática a proyectos más centrados en la compañía. Es más valioso que un profesional de TI se enfoque en proyectos que generen ingresos, en lugar de, por ejemplo, estar dedicando tiempo a respaldar su correo.
• Tener a su disposición siempre la más reciente versión de software sin la molestia de realizar usted mismo la actualización. Esto puede resultar un dolor de cabeza. ¡Traslade esta tarea al proveedor del servicio en la nube!
• Migrar la carga financiera del gasto por anticipado del capital al gasto por operación en curso. Es enorme el beneficio de pagar lo que se va requiriendo, en lugar de realizar una gran inversión inicial.

Siguientes pasos:

• Para lograr obtener el mayor beneficio de un sistema de correo electrónico basado en la nube, debe en principio reconsiderar cuál segmento de los empleados necesita sistemas completos de correo electrónico y grandes buzones. Una comprensión clara de las necesidades de sus trabajadores facilitará la creación de un plan para cada segmento.
• Archive solamente los buzones de los empleados que cumplen los requisitos normativos. El proceso de archivo es caro, sin embargo, aun las industrias más estrictas, a menudo tienen diferentes reglas para las comunicaciones internas y con los clientes. Si son aplicables diferentes reglas, entonces use un proveedor que le permita adaptar el proceso de archivo y el tiempo de retención para cada trabajador.
• Migre los servicios de filtrado del correo electrónico hacia la nube para eliminar molestias y costos de personal. El filtrado es un candidato principal para migrar a la nube o a un modelo híbrido (es decir, a un interceptor con base en la nube para capturar a los infractores, un equipo dentro del firewall para el filtrado final y un interceptor basado en cloud computing).

En conclusión, las soluciones basadas en la nube están ganando mercado rápidamente, todos los proveedores de software que participan están lanzando nuevas suites integradas a las nuevas tecnologías de nube. Éstas además, abarcan todo el espectro de funcionalidades necesarias para la seguridad de las empresas, se empaquetan para ser transparentes, tener un menor costo total de propiedad, un retorno de inversión más rápido, así como prevenir las amenazas de seguridad.

*El autor es especialista de Administración de Producto en Alestra.