Haz de un 2020 libre de "juntitis"

Las juntas en el trabajo son necesarias para crear proyectos, evaluar la situación de los colaboradores, crear propuestas innovadoras o resolver problemas, pero cuando se abusa de éstas, pueden ser perjudiciales para la organización, además que se interrumpen las tareas, el trabajo se acumula y genera estrés, cansancio y enojo, por mencionar algunos factores.

De acuerdo con el estudio Meetings in America realizado por Verizon Conferencing, los profesionales ocupados asisten a más de 60 reuniones cada mes, de los cuales 91% de los asistentes admite soñar despierto, mientras que 39% afirma haberse quedado dormido.

En México la situación es aún más desgastante, ya que datos de la OCDE afirman que nuestro país es el que más horas labora al año (2,148 horas), es decir, 362 horas más que Estados Unidos, país que destina 1,786 horas a trabajar.

“Las personas no odian las juntas, odian desperdiciar horas de su vida para no concretar nada. Sin embargo, una reunión corta, preparada con anticipación, con objetivos específicos puede ser una herramienta útil para concretar puntos importantes y avanzar.”, menciona María Hernando, directora ejecutiva de Núad SPAmóvil y experta en wellness corporativo.

Por lo anterior, es necesario implementar estrategias que permitan el buen funcionamiento dentro de la empresa, convirtiendo el tiempo invertido en oportunidades de desarrollo para todos.

Para ello, María Hernando brinda algunas estrategias a seguir para terminar en 2020 con el síndrome de juntitis que aqueja a muchas empresas.

Establece un objetivo, asigna tareas, llévalo a cabo y monitorea su ejecución

El estudio de Verizon Conferencing antes mencionado, arrojó que 77% de las reuniones eran consideradas altamente productivas cuando se delegaban responsabilidades a los asistentes; sin embargo, cuando el equipo no recibía alguna tarea posterior a la reunión, sólo 63% de las reuniones se consideraba productiva.

Para mantener el rango de productividad entre los colaboradores, es necesario realizar con antelación un esquema que priorice las actividades que se deben cumplir y quién las debe realizar, “de esta manera, podrás llamar sólo a aquellos que sean requeridos, dando como resultado reuniones puntuales, fluidas y sobre todo útiles para la empresa y el talento”, afirma la experta en wellness corporativo.

Evalúa la productividad

Mide el avance según los objetivos iniciales para concretar el proyecto. Lo hablado en junta debe ser congruente con los proyectos iniciales y las actividades a ejecutar, por lo que es necesario llevar un registro de acciones y saca un porcentaje dividiendo la cantidad de tareas logradas contra la cantidad de tareas que se debieron haber terminado en ese periodo.

No lo hagas por cálculo mental o aproximado. De esta manera podrás identificar más rápido aquello que no está quedando claro y en dado caso, cambiar la estrategia para llevar a cabo reuniones útiles con tu equipo para el seguimiento de las actividades.

Aprovecha diciembre

Revisa los proyectos que quedaron sin terminar, corrige las prioridades de acción de 2020 y redefine tus proyectos más relevantes conforme a los lineamientos estratégicos.

Desde ahora agenda una reunión operativa semanal y/mensuales de seguimiento, así como tus reuniones estratégicas para control por trimestre. Esto te va a ayudar a planear con anticipación y a preparar la información necesaria.

Fomenta la práctica de la escucha y habla atenta

Es necesario aprender a hablar desde la experiencia sin acusar, y escuchar con atención sin interrumpir para difundir el respeto, la honestidad, y sobre todo promover entornos organizacionales empáticos, asertivos y más productivos.

Promoviendo un ambiente de atención plena con prácticas de mindfulness al inicio sobre todo, ayuda a alinear a todos los participantes a estar más abiertos y menos a la defensiva. Puedes comenzar siempre con buenas noticias o preguntando algo que alguien quiera celebrar para cambiar el tono de la reunión. De manera natural se genera sentido de pertenencia.

Fomentar la retroalimentación y el reconocimiento, de esta manera, también se mejorará la comunicación lineal entre líder y talento dando como resultado una disminución de la rotación laboral, niveles de estrés, ausentismo y un notable aumento en la productividad”, puntualiza María Hernando.