La claridad, la transparencia y la toma de decisiones

El proceso administrativo en cualquier entidad requiere que exista comunicación eficiente entre los diferentes individuos que participan en la entidad, desde el gobierno corporativo que tiene como función definir la visión, misión, valores y objetivos, hasta todos aquellos miembros que llevan a cabo las tareas para que los objetivos sean alcanzados.

La comunicación en las entidades existe y es multidireccional, desde los lineamientos que son comunicados desde la parte alta de la organización, pasando por la retroalimentación que se requiere para verificar si las metas y objetivos están siendo logrados, hasta la comunicación informal que se da de forma natural entre los individuos que integran la organización.

Antiguamente, la comunicación informal se daba mediante pláticas presenciales entre grupos de personas relativamente limitados. Hoy en día con las comunicaciones mediante aplicaciones de mensajería y discusión (Chat) y redes sociales, han posibilitado que la comunicación tanto formal como informal tenga una difusión mucho más amplia.

Por lo anterior, hoy en día el reto de la administración de cualquier entidad es tener un nivel de comunicación entre todos los niveles y para todos los efectos, mucho mejor y más efectiva, de tal manera que no haya posibilidad de que un mensaje incorrecto se sobreponga a la comunicación oficial y adecuada.

Como hemos comentado, el principal objetivo de la administración en relación con la comunicación es que todo el personal reciba los mensajes y directivas, incluyendo entre ellas: la misión, la visión, los valores, los planes, las instrucciones e información de retroalimentación sobre sus actividades y responsabilidades, de tal manera que contribuya a el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Para lograr eso es necesario que todos los mensajes y directivas sean expresados con claridad, coherencia y estar exentos de ambigüedades que puedan provocar malas interpretaciones del comunicado. En ese sentido, es muy importante que la administración de cualquier entidad esté alerta e invierta el tiempo necesario en la revisión de todos los manuales de políticas, procedimientos, instrucciones, comunicados, reportes etc., de tal manera que se asegure que todos ellos son claros, coherentes, libres de ambigüedades y alineados con la visión, misión y valores que el gobierno de la entidad haya fijado.

Así mismo, en relación con la comunicación de la entidad hacia las instituciones e individuos externos interesados en la misma, el cuidado en cuanto a la claridad y la trasparencia es de extrema importancia. Ya, en diversos artículos anteriores, hemos hablado respecto de la transparencia en la rendición de cuentas de la entidad (16 de marzo de 2016), así mismo hemos hablado de la veracidad de la información que publica (26 de abril de 2017), también del costo de la falta de honestidad y transparencia (12 de marzo de 2019) y también sobre la mentira (17 de agosto de 2021).

Los reportes e informes que emite la entidad sirven fundamentalmente para que todos los interesados tomen decisiones fundamentadas sobre sus intereses económicos relacionados con la entidad. La falta de claridad y transparencia pueden llevar a que todos esos interesados tomen decisiones que, de haber entendido la información, pueden haber sido diferentes. En ese momento, la consecuencia inmediata es la pérdida de confianza en la entidad y su administración, y posteriormente, posibles demandas de daños y perjuicios a los que se consideren afectados.

La administración es responsable de emitir informes completos y claros que aseguren un entendimiento total por parte de los terceros interesados de la situación y características de la entidad, de sus fortalezas y sus debilidades, de los riesgos a los que está sujeta y la forma en la que la administración los enfrenta. Una vez que el interesado ha leído y entendido todos esos aspectos, la decisión que tome sobre información clara y veraz, será su responsabilidad.