Ladrones de tiempo: Aprende a gestionar las tareas de los colaboradores

La correcta gestión del tiempo es vital para las organizaciones, pues de no hacerlo es posible que se pierda la productividad e impactar en los ingresos de la compañía, también se verán afectados los colaboradores, pues si les toma demasiado tiempo hacer ciertas labores, la desmotivación se puede presentar, por ello es importante que las organizaciones, y en particular, los líderes implementes estrategias de gestión de tiempo. 

La gestión del tiempo es la manera en que los colaboradores asignan horas para desarrollar sus tareas, a fin de cumplir con las metas y lograr una conciliación entre la vida personal y profesional. Además, lidiar diariamente con la falta de organización y la pérdida de tiempo es una labor que puede resultar agotadora.

“El tiempo es uno de los activos más valiosos para las organizaciones. Realizar una adecuada gestión del tiempo de los colaboradores es crucial para dar valor al negocio, y para ello, se debe llevar una correcta gestión, e incluso, ofrecer estrategias que permitan mejorar la forma en que las personas organizan su trabajo diario”, de acuerdo con Cegid, proveedor de soluciones de gestión empresarial.

Beneficios de una buena gestión de tiempo

Entre los beneficios de una correcta gestión está la creación de una cultura eficaz y eficiente, incremento de productividad y reducción de horas extra, puesto que cada empleado aprovechará al máximo la jornada laboral.

Además, permite crear un clima laboral sano, al experimentar menos estrés y evitar el burnout, así como lograr los objetivos empresariales en menos tiempo y con más efectividad.

Desarrollar una política que permita conocer y distribuir el tiempo que se dedica a cada tarea contribuye a establecer prioridades, fijar objetivos y asignar plazos. Por lo que los empleados estarán más motivados, los equipos serán más eficientes y la empresa será más productiva.

Consejos para desarrollar una estrategia

Pero ¿cómo crear una estrategia? Las organizaciones pueden iniciar por estructurar las tareas y la duración de cada una, y definirles periodos de entrega; ya sea de forma diaria, semanal e incluso mensual.

Para tener una mejor gestión de tiempo se requiere fijar prioridades e identifica los principales distractores por ello Sodexo recomienda aprender a marcar los objetivos laborales o metas y priorizar las tareas diarias en función de las metas.

Después de haber establecido los objetivos y las metas, es importante definir prioridades y categorizarlas en urgentes, importantes y no importantes ni urgentes, ello permitirá que los colaboradores se centren en sacar el trabajo que es más urgente.

De acuerdo con Sodexo, puedes apoyarte del método POSEC, una estrategia para definir la jerarquía de las necesidades que se basa en priorizar, organizar, racionalizar, economizar y construir.

• Priorizar el tiempo y definir las tareas por objetivos.
• Organizar las tareas pendientes de manera regular para tener éxito.
• Streamline o racionalizar las tareas que hay que hacer pero no gustan.
• Economizar lo que se tiene que hacer o se quiere hacer, pero no es urgente.
• Contribuir en las pequeñas cosas que pueden marcar la diferencia

Identifica los ladrones de tiempo

También es importante aprender a diferenciar las prioridades, pues de acuerdo con Dwight D. Eisenhower, las organizaciones suelen tener dos tipos de problemas, el urgente y el importante, pero lo urgente no necesariamente es importante y lo importante nunca es urgente.

Por ello es fundamental identificar los ladrones de tiempo, pues son factores que hacen que los colaboradores pierdan tiempo y sean menos productivos, conocerlos ayuda a actuar de forma oportuna.

De acuerdo con Sodexo, existen cuatro principales ladrones de tiempo: la actitud, la saturación de correos, la procrastinación y una mala comunicación.

Mejorar la actitud es una tarea personal, pues la impuntualidad, distraerse fácilmente o poner atención a otras actividades que no tienen relación con el trabajo son factores que impulsan la pérdida de tiempo, pues mientras que una actividad podría realizarse en un par de horas, si la persona se distrae constantemente puede duplicar el tiempo, o en el peor de los casos realizar mal las tareas.

El segundo ladrón de tiempo es el exceso de correos; destinar una gran parte del día a realizar esta actividad puede evitar que el colaborador se centre en lo verdaderamente importante, una estrategia para compartir este distractor es designar tiempo para ver correos y en lugar de dedicarle toda la mañana, durante el día establecer un par de minutos cada determinado tiempo.

El tercero es la procrastinación, que consiste en posponer las tareas, lo recomendable es no dejar labores para después si se pueden realizar en el momento y no toman mucho tiempo.

Por último, una buena comunicación puede ser la clave entre el éxito o la pérdida de tiempo, puesto que si la instrucción no se transmitió adecuadamente habrá que rehacer la tarea e invertir más tiempo de lo esperado.

Si sabemos gestionar correctamente nuestro tiempo, podemos ahorrar una gran cantidad de horas. Esto podría permitirnos trabajar menos horas cada día obteniendo un máximo rendimiento”.