Mitigación del riesgo de actividades ilícitas

La administración y el gobierno corporativo son responsables, no solamente del cumplimiento de los objetivos, también del cumplimiento de todas las leyes, normas y reglamentaciones que les sean aplicables. Las entidades, independientemente de sus objetivos, son instituciones formadas para alcanzar un fin lícito, por lo tanto tienen que cumplir con el marco legal de la jurisdicción en la que llevan a cabo sus actividades.

Existen actividades ilícitas que los miembros de la entidad pueden cometer con la intención de cumplir los objetivos fijen, como cumplir con una cuota de ventas o contratos, lograr licitaciones o permisos, etc.; o bien, los miembros de la organización o de otras entidades pueden llevar a cabo acciones en contra de la propia entidad. En cualquiera de los dos casos, existe un daño económico y moral en contra de la institución, que puede resultar en consecuencias legales y daños a la reputación de la entidad.

Estos temas los he tocado en artículos anteriores; sin embargo, quiero hacer énfasis en la prevención que debe hacer tanto la administración como el gobierno corporativo, así como detectar y castigar cualquier acto indebido que sea o pueda ser llevado a cabo por las personas que colaboran en la entidad.

El gobierno corporativo y la administración deben hacer el énfasis sobre la legalidad y cumplimiento de las leyes y normas desde la misión, visión y los valores de la empresa.

A partir de esto, la entidad deberá elaborar y dar a conocer a todo su personal un código de ética que cubra las circunstancias que puedan significar un riesgo de incurrir en cualquier actividad ilegal, ya sea por miembros de la organización, contra terceros o contra la propia entidad.

El sistema de administración de riesgos que la administración haya implementado deberá considerar, dentro del catálogo de riesgos, aquellos relacionados con la posibilidad de que se incurran en actividades ilegales, de tal manera que puedan implementarse los controles para evitar la ocurrencia de estos.

Deben diseñarse mensajes y materiales didácticos dirigidos a todo el personal que labora en la entidad, incluida todas las actitudes y acciones inaceptables en la organización, así como aquellas consecuencias que puede haber de ser incurridas.

Además, es necesario que se diseñen procedimientos y herramientas a las cuales pueda acudir el empleado y que le ayuden a poder manejar cualquier situación, y que signifiquen actividades ilegales. Dentro de estas herramientas, están:

• Buzón de denuncias anónimas que aseguren la protección de la persona que la hacen.
• Procedimientos de emergencia que la persona que se entere de la actividad ilegal pueda aplicar para proteger su integridad física y de su familia.
• Un comité de ética al cual el individuo pueda acudir a consultar cualquier duda o posibilidad que se le presente.
• Impulsar la transparencia institucional respecto a toda la información y operaciones para eliminar la posibilidad de que ciertos actos ilegales puedan ser ocultados.
• Aplicar sanciones ejemplares a cualquier individuo o grupo de individuos que sea detectado o haya llevado actividades ilegales dentro de la entidad.
• Detección temprana de asuntos que puedan significar oportunidades o motivaciones a la comisión de actos ilegales.

La administración y el gobierno de la entidad deberán incorporar dentro de sus actividades y obligaciones la revisión regular de informes y denuncias que se reciban, así como asegurarse de que haya una respuesta clara y definitiva a dichos eventos o riesgos.