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6 consejos para ser un mejor gerente de proyectos

En esta era tecnológico-digital, los gerentes de proyecto son fundamentales para el éxito de una empresa, pero también para su fracaso.

lunes 05 de septiembre de 2016 - 23:08

Los gerentes de proyectos cumplen muchas funciones: son facilitadores, administradores, resolutores de problemas e incluso, intérpretes, al traducir las necesidades del negocio en planes de acción para equipos de trabajo y en recursos. Los gerentes de proyectos deben de transitar entre restricciones, mapas de capacidades y tiempos entrega para conseguir buenos proyectos para la compañía. En esta era tecnológico-digital, los gerentes de proyecto son fundamentales para el éxito de una empresa, pero también para su fracaso.

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Recientemente, la compañía de software para administración de proyectos Workfront indagó entre distintos gerentes de proyectos de todo el mundo, sin importar si el negocio era grande o chico, acerca de cuáles eran las mejores capacidades que debe tener un gerente de proyectos.

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Estos son seis consejos para ser un mejor gerente de proyectos:

1. Fortalece tu comunicación

La comunicación es una de las capacidades más importantes que los gerentes de proyectos pueden tener en su arsenal. Sin una comunicación frecuente, transparente y sincera acerca de las metas, los obstáculos, soluciones y expectativas, es más fácil y probable que los proyectos fallen. El plan y las prioridades del proyecto cambiarán, lo mismo que las fechas de entrega. Pero la comunicación debe ser constante. El correo electrónico, las reuniones, reportes y los planes del proyecto son herramientas que facilitan una comunicación efectiva.

2. Gestiona el tiempo y la productividad

En los espacios de trabajo modernos no faltan las interminables distracciones y los gerentes de proyecto deben estar capacitados para que su equipo cumpla con las metas establecidas para el proyecto. Una administración del tiempo y de la productividad efectivos son habilidades esenciales para un gerente de proyectos. Sin ella, los proyectos pueden retrasarse hasta que no es posible entregarlos a tiempo. Al analizar el tiempo que el equipo le dedica al proyecto, puedes tener una idea clara del tiempo promedio que tarda una tarea en ser realizada. Esto es importante sobre todo cuando debas decidir cuánto tiempo debe dedicarle tu equipo a una tarea en el futuro, lo mismo que casa uno de sus miembros.

3. Construye tu comunidad

Un equipo de trabajo funciona bajo sólidos cimientos de confianza, respeto mutuo y responsabilidad, así que es muy importante que fomentes un ambiente en el que todos los miembros del equipo se sientan escuchados, que sus contribuciones sean reconocidas, estudiadas y valoradas. No guardes los elogios y el reconocimiento para los miembros de tu equipo sólo para cuando las cosas vayan bien; es más importante levantar la moral mediante el reconocimiento del esfuerzo y el trabajo duros cuando las cosas no están saliendo como las habías planeado.

4. Crea un plan de trabajo, establece el flujo de trabajo y lleva una bitácora

Una de las cosas más importantes que un gerente de proyectos debe realizar es remover los obstáculos que entorpezcan el trabajo de su equipo. Crear un plan de trabajo desde el principio, así como establecer un flujo de trabajo claro y almacenar todo en una bitácora puede ayudar a que los miembros de tu equipo trabajen con las tranquilidad y que cada quien sepa lo que le corresponde realizar. Además debes dejar una cantidad de tiempo abundante entre el principio del proyecto y la fecha de entrega, para que tanto tú como los miembros de tu equipo tengan el tiempo suficiente para resolver los problemas inesperados que siempre aparecerán.

5. Liderazgo y colaboración

El liderazgo consiste en apoyar y ayudar a tu equipo a superar obstáculos, reforzar y usar sus fortalezas y motivarlos a perseverar cuando el trabajo es complicado, no solo para asignar recursos y mantener el orden en el equipo. Para ser un mejor gerente de proyectos debes conocer profundamente las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de tu equipo. Haciendo esto puedes destinar ciertos retos hacia una parte del equipo específica de acuerdo con la capacidad de los miembros de tu equipo.

6. Utiliza las herramientas de administración

Toma ventaja de la tecnología que te ayude a hacer tu trabajo más efectivamente. Desde software que te ayude a monitorear tu proyecto, hasta servicios para compartir archivos, encuentra las herramientas que se ajusten mejor a la forma de trabajo de tu equipo y tuya. Con estas herramientas será mucho más sencillo mantener vigilado el proyecto para asegurarte de que todo marcha bien. Además, puedes adoptar algunos protocolos para ayudar aquellos miembros de tu equipo que siempre se retrasan a entregar su trabajo a tiempo, mediante el uso de recordatorios a través del correo electrónico o personales.

(Con información de CIO)

rodrigo.riquelme@eleconomista.mx