E-mail: los 10 grandes errores de los ejecutivos

En la oficina, escribir de manera errónea un correo electrónico genera confusión y pérdida de tiempo al tener que escribir otros mensajes para aclarar lo mal dicho previamente.

Usar palabras vagas, esconder información e ignorar la gramática y las reglas de estilo confunden al o a los receptores del mensaje, lo que además ocasiona que se pierda la oportunidad de cultivar relaciones, motivar a otros, cerrar acuerdos y transmitir información, según un artículo publicado en The Washington Post.

A continuación 10 errores más comunes que se pueden evitar:

1.- Usar encabezados vagos. Palabras como "Reunión", "Actualización" o "Pregunta" no ofrecen valor como encabezado, en su lugar utiliza frases como "Tus Tareas y Minutas de la Última Reunión" o "Juan: ¿Reunión el Martes a las 10:00 con Informe Listo?

2.- Esconder las noticias. Presente antes que nada los puntos importantes: ponga fechas y plazos de entrega en las primeras tres líneas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado).

3.- Esconderse detrás del campo "BCC": El campo de "copia oculta" es arriesgado, riesgoso, engañoso y poco ético. En su lugar, envíe el mensaje inicial y no haga copia oculta a nadie. Después, reenvíe el mensaje a otras personas con una breve explicación.

4.- Dejar sin solución problemas causados por anteriores envíos. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer toda la serie de mensajes anteriores.

• Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. "Sí" ayuda menos que "Sí, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales".
• Resuma la discusión hasta el momento: "Ver abajo: I + D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora".
• Ponga presión en el tema principal cuando sea necesario: "Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión".

5.- Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Los nuevos dispositivos nos han concedido cierta flexibilidad con el uso de la gramática, sin embargo impresionará más a sus lectores si escribe con más precisión, por lo tanto siga las reglas de ortografía y ponga mayúsculas. También evite abusar de los signos de alta prioridad, colores que desorienten o fondos complejos.

6.-E-mails demasiado largos. En ocasiones, los mensajes más largos son los que mejor funcionan. No tema usarlos, pero esboce su estructura y motive la lectura al principio del mensaje.

7.- Poner todo junto en párrafos complejos e inaccesibles. Que un mensaje sea largo no desalienta la lectura, pero sí su complejidad. Por lo tanto, trate de usar mensajes cortos, que no excedan de tres a cinco líneas, abra cada párrafo con una frase clave. De ser posible use encabezados en cada sección, de preferencia escríbalos con mayúsculas y separe éstos del resto del párrafo con espacios en blanco.

8.- Desatender a los seres humanos que están al otro lado. No olvide que los correos electrónicos viajan entre personas de carne y hueso, incluso a pesar de que no nos vemos u oímos directamente. Por lo tanto al final del texto, trate de elogiar de manera directa con frases que agraden al destinatario como Buen trabajo o Que tengas un buen fin de semana .

También evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por el correo electrónico, en su lugar hable con esa persona. El sarcasmo, el tono mordaz y las bromas subidas de tono pueden también confundir, desorientar y causar una reacción inesperada.

9.- Qué es lo que va mejor con el correo electrónico. El email no es siempre la mejor manera de comunicarse.

• Si necesita una respuesta rápida de alguien, vaya a su escritorio.
• Si requiere una respuesta rápida a varios mensajes no respondidos, llame por teléfono.
• Si lo que busca es más seriedad, mande una carta.

10. Olvidarse que el correo electrónico dura para siempre. Muchos de nosotros leemos, enviamos y borramos emails a velocidades vertiginosas. Pero no olvide que los mensajes se quedan en el servidor y son una prueba fácil de cualquier ofensa, ofuscación o error que hayamos cometido.

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