Laboral, de seguridad social y operativo, el triple impacto de la reforma de vacaciones

La reforma de vacaciones está vigente desde el 1 de enero, lo que implica que las empresas deben realizar una serie de cambios que van más allá del terreno laboral. Las modificaciones legales también requieren de ajustes en aspectos operativos y de seguridad social.

Especialistas de la firma EY destacan que el cumplimiento del nuevo régimen de vacaciones no sólo depende de ajustes en materia laboral, existen otras áreas donde se requieren cambios al interior de las empresas para adaptarse a la reforma.

“Es importante mencionar que esta reforma surgió como una iniciativa motivada por reportes como el de la Organización Mundial de la Salud (OMS), que estima que México tiene 75% de prevalencia de estrés en su fuerza laboral, situación que lo coloca en el primer lugar por encima de las primeras economías del mundo como China o Estados Unidos; y que se ubicaba como el país con menos días de descanso vacacional en el mundo, por debajo de naciones como Cuba, Panamá o Nicaragua, que ofrecen 30 días desde el primer año de labores”, expresó Jacqueline Álvarez, socia del área laboral de la firma.

En este sentido, para que las empresas apliquen en sus organizaciones la reforma de vacaciones deben tomar en cuenta ajustes en tres dimensiones:

» Impacto laboral

El primer cambio, apuntan los especialistas, es en materia laboral. Además de incrementar los días de vacaciones, el monto que recibirán los trabajadores por prima vacacional será mayor. Aunque esta prestación permanece en 25% del salario percibido en los días de descanso a los que tiene derecho la persona, a partir de este año dicho cálculo será sobre una base más alta.

En el plano laboral, otro punto importante que deben considerar las compañías este año es que la ampliación del período de descanso va a influir en los montos de liquidación de la fuerza laboral. Cuando finalice una relación de trabajo, la parte proporcional de vacaciones que se le debe pagar a una persona será más alta.

Además, “es necesario tomar en cuenta que la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que la persona trabajadora disfrutará de 12 días de vacaciones continuos. Dicho periodo, a potestad de la persona trabajadora, podrá ser distribuido en la forma y tiempo que así lo requiera. Además, para conceder las vacaciones en periodos menores a 12 días será necesario el consentimiento de los trabajadores y que éste se formalice en los Contratos Individuales de Trabajo, Contratos Colectivos de Trabajo y Reglamentos Interiores y, en caso de existir, en las políticas de vacaciones”, agregó Alejandro Caro, socio de EY Law-Laboral.

La sanción por incumplir con el nuevo régimen de vacaciones oscila entre 5,187 y 25,935 pesos, esta multa puede aplicarse por trabajador afectado y no exenta a las empresas por corregir las irregularidades.

» Impacto en seguridad social

Las cuotas que los empleadores pagan al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es otro aspecto que tendrá modificaciones al iniciar la vigencia de la reforma de vacaciones. El salario base de cotización (SBC) se actualiza cuando una prestación fija se modifica, como es el caso de la prima vacacional.

“No hay que perder de vista que conforme a lo establecido en la ley del Seguro Social (LSS), los pagos por prima vacacional forman parte de la base de pago de las cuotas obrero-patronales, por lo que finalmente los patrones deberán evaluar si los pagos de prima vacacional que se realicen durante 2023 generan importes pendientes de integrar”, apuntó Francisco Ibarra, Gerente Senior de People Advisory Services (PAS)-Seguridad Social.

Por otra parte, en cuanto a repercusiones en los estados financieros, César Villegas, socio de Asesoría Contable y Financiera en EY, puntualizó que el efecto es sobre los beneficios directos a corto plazo como los días de vacaciones y prima vacacional, los cuales una entidad espera pagar a más tardar en los doce meses siguientes al cierre del ejercicio anual en el que los empleados han prestado los servicios que les otorgan los derechos correspondientes.

“El impacto contable de este cambio afecta a las provisiones de gastos por beneficios a corto plazo que se reconocen y sus pasivos correspondientes al incrementar los días a recibir en favor de los empleados”, agregó.

» Impacto operativo

En temas operativos, el impacto de la reforma será diferenciado dependiendo el giro y tamaño de la empresa. Por ello, es importante que los negocios identifiquen aspectos como el número de personas en cada área, cuántos podrían ausentarse por departamento al mismo tiempo, si se requieren contrataciones para cubrir ausencias, entre otros factores que pueden influir en las operaciones. 

Tras el múltiple impacto de los cambios a la Ley Federal del Trabajo (LFT), los especialistas de EY recomiendan a las compañías atender seis aspectos clave:

1. Realizar un diagnóstico para identificar el impacto de la nueva disposición en las diferentes áreas.
2. Analizar diversos escenarios con visión operativa y financiera, para que se puedan medir los impactos y beneficios capitalizables.
3. Contar con una gestión del cambio y comunicación planeada, de manera que los líderes y colaboradores transformen su modo de pensamiento y comprendan los efectos que la reforma tendrá en su día a día.
4. Poner en marcha cambios en el modelo operativo e identificar cómo pueden optimizarse, potenciando tecnología o nuevas formas de trabajo.
5. Medir el impacto de los cambios que se plantean para poder hacer ajustes según los resultados obtenidos y tener retroalimentación.
6. Contar con una gestión de proyectos que abarque las distintas áreas de manera multidisciplinaria y gestione la gobernanza de la transformación.

¿Cuál es el papel de Recursos Humanos?

Los departamentos de Recursos Humanos son clave para la implementación de la reforma y que los cambios se traduzcan en mayor productividad. De acuerdo con VentureSoft, las áreas de Capital Humano deben tomar en cuenta los siguientes aspectos en torno a la nueva regulación:

• Ajustes en el número de trabajadores. En el caso de los trabajadores que están en una planta, los directivos deben considerar cómo seguir operando la línea de producción sin el personal que tomará vacaciones. Lo mismo ocurre en otras posiciones: ¿cómo seguir cumpliendo con las tareas diarias cuando los colaboradores estén en sus días de descanso que solicitaron? La planificación de los recursos humanos será vital.
• Obligaciones legales por sustituciones. En algunas ocasiones, para sustituir a las personas que toman vacaciones, será necesario contratar personal temporal o hacer adecuaciones en las cargas de trabajo de los que ya se tienen en la nómina. De ahí se pueden derivar costos como lo puede ser en reclutamiento, capacitación y liquidación en el caso de personal eventual.
• Mayor gasto presupuestal. Otra tarea prioritaria, es la disposición de recursos suficientes. Este tema debe ser considerado en los presupuestos para 2023, pues el monto de la prima vacacional será superior.

“Si bien es cierto que esta reforma favorecerá la calidad de vida de los empleados y se centra en el debido descanso de las personas, las empresas tendrán que aprender a adaptarse a estos cambios y crear estrategias para subsanar la posible reducción en la productividad. Una vez que se logre el proceso de transformación, será posible apreciar las ventajas y virtudes de la reforma”, indicó Juan Solana, socio de Consultoría de EY.