Consejos para un mejor manejo de los inventarios

Cualquier empresa comercial o industrial o cualquier otra entidad que necesite mantener un almacén de cualquier tipo de materiales para ser utilizados en la producción de bienes, construcción e incluso en la prestación de servicios (como los servicios médicos y asistenciales), requiere de mantener algún tipo de control sobre ese inventario con objeto de que estén disponibles y en buen estado cuando sean requeridos y evitar desviaciones y pérdidas.

Para un buen control de la existencia en inventarios, lo primero que la administración deberá considerar, es la identificación de los diversos procesos que pueden afectarlos, principalmente los de producción, el control de los movimientos de las existencias, la forma en que está organizados físicamente y el costeo.

En cuanto a los procesos productivos, primero es necesario que hayan líneas de comunicación muy robustas entre los diferentes involucrados en la producción, ya que su desempeño depende de que cuente con información verás y oportuna de todos los factores que la afectan, en este caso la disponibilidad de todas las materias primas, materiales e insumos que requiere la producción. En consecuencia, la planeación oportuna de la producción es esencial para planear y controlar la entrega oportuna de las materias primas y otros materiales que se requieren para lograr el producto terminado y cumplir con los compromisos de entrega.

Para lograr lo anterior, la entidad debe contar con un ejecutivo en jefe de la producción que esté encargado de coordinar las áreas de ingeniería de productos, planeación y control de la producción, la manufactura, almacenes de materia prima y materiales en proceso y el mantenimiento. También debe haber una comunicación eficiente con las áreas de diseño para estar al pendiente de las modificaciones a partes y productos, ventas para coordinar los planes de producción y de entrega.

El departamento de planeación y control debe contar con esquemas de planeación de corto y largo plazo con objeto de contar con herramientas de anticipación a los retos de manufactura, además de tener un seguimiento diario de la carga de trabajo en cada área productiva, sus necesidades y capacidades de la producción.

La alta dirección y el gobierno corporativo deben establecer las políticas relativas a los niveles máximos y mínimos de existencias, costos unitarios y otros aspectos relacionados de tal manera que proporcione una guía al área de planeación y control de la producción.

El control de los inventarios tiene los siguientes objetivos: minimizar los costos de mantenimiento, aseguramiento y financieros; minimizar las pérdidas por obsolescencia, pérdida o daño; y ayudar a mantener la inversión de capital de trabajo en inventarios al mínimo indispensable. Algunos de las acciones que pueden ayudar a lograr esto son: nombrar un gerente responsable de mantener el nivel adecuado de inventarios y suministrar a los clientes internos y externos a la organización; tener controles y procedimientos para cada tipo de inventarios (materias primas, producción en proceso, productos terminados, materiales e insumos); contar con un sistema de registro de existencias y sus movimientos que capture la información de los movimientos con oportunidad y precisión; así mismo tener procedimientos para lograr una mejor estimación de la demanda de suministro a corto plazo, tener mínimos de seguridad y calcular los puntos de reorden; los pedidos de resurtimiento deben ser revisados y comparados con los datos de proyecciones y presupuestos; y contar con procedimientos de valuación y proyección de cambios en los costos del inventario que ayuden a planear el capital de trabajo de la entidad.

En cuanto al control de los inventarios físicos, se debe contar con políticas, métodos y procedimientos que permitan un orden en la distribución de los inventarios en los almacenes, incluyendo la identificación de los diferentes tipos y familias del mismo, así como facilite un adecuado movimiento de los mismos.

El tema de los costos lo dejaremos para un artículo posterior.