Mejorar la productividad

Es evidente que una de las principales preocupaciones del administrador es la productividad. Hasta en una entidad no lucrativa, la productividad es importante, ya que, al ser los recursos escasos, se tienen que lograr los objetivos para los que la entidad fue creada.

De tal manera que la productividad en el logro de los objetivos debe ser un tema de revisión constante.

Para poder dar seguimiento al tema de la productividad, es necesario crear estructuras basadas en la eficiencia y la eficacia al ejecutar todas las tareas que requiere la entidad en la búsqueda de sus objetivos.

El primer nivel estructural debe ser la definición de los objetivos finales, para los cuales la entidad es creada. Una vez definidos, debe crearse la estrategia para alcanzarlos, por ello los encargados del gobierno de la entidad establecen los principales parámetros de medición, como el mercado a atender, la participación que se quiere alcanzar y el tiempo en que debe ser lograda, etc.

Al definir los objetivos, la estrategia y los hitos establecidos para alcanzarlos, el siguiente nivel es determinar la estructura organizacional y los requerimientos de recursos humanos, financieros y materiales indispensables para alcanzar esos objetivos.

La estructura organizacional y el capital humano debe estar acompañada de la definición de los objetivos de cada áreas y cómo complementan esos objetivos particulares al de la entidad. De esta manera, se definen las funciones de cada área y la cantidad y perfil de las personas que van a contribuir a esos objetivos, es entonces que las tareas específicas son asignadas con criterios de máxima eficiencia y eficacia.

La determinación de los recursos materiales dependerá de la actividad de la entidad y de los equipos que son estrictamente necesarios para desarrollarla.

La entidad, deberá siempre presuponer que los recursos financieros siempre serán escasos, con objeto de buscar una utilización óptima de estos y de los humanos y materiales. Esto a fin de evitar el dispendio de recursos que no aportan los beneficios que los objetivos de la entidad requieren, como puestos de trabajo innecesarios, propiedades, muebles y equipos que no son utilizados.

El gobierno de la entidad, junto con la administración, debe efectuar una supervisión permanente sobre la forma en la que todos los recursos están siendo utilizados y si estos abonan al logro de los objetivos de la entidad. Asimismo, debe efectuar una revisión constante de los resultados obtenidos por la entidad y determinar cuáles son los factores que influyen en el cumplimiento o incumplimiento de estos, y requerir la corrección a los incumplimientos.

La productividad requiere una vigilancia constante, pero también es necesario que los cuerpos directivos y de gobierno estén alertas a las oportunidades de mejora y de incremento a la productividad.

Una entidad que no está en la búsqueda constante de la mejora continua terminará invariablemente siendo desplazada por aquellas que están en un proceso de mejora e innovación.