El control de los activos intangibles

Como vimos la semana pasada, los activos intangibles son una parte muy importante del negocio de una empresa. En muchos casos, de ellos depende que la empresa tenga las herramientas para poder funcionar.

La obligación del empresario es proteger y maximizar el rendimiento que puede obtener de los activos intangibles. Para ello tiene la necesidad de encontrar mecanismos adecuados para su control. Sin embargo, cómo podemos controlar la utilización de algo que no se puede tocar. Por ejemplo, cómo podemos controlar el buen uso de una marca. Para eso debemos tener muy claros cuales son los estándares de uso de la misma. Esto se refiere desde el nombre, el diseño y los colores del logotipo, con que pude ser asociado y con que no, hasta los conceptos que representa la marca, como son imagen la empresa y las personas que en ella trabajan, hasta la calidad de los productos y servicios que representan.

Lo mismo podemos decir de todos los demás conceptos que representan los activos intangibles, desde las patentes hasta las concesiones que se hayan recibido. Todas pueden tener diferentes características, pero la compañía depende de su buen uso para mantener su operación a los niveles de penetración y operatividad.

Como parte de sus medidas de control, el administrador debe comunicar a su personal todos los asuntos que necesariamente deban conocer para el buen uso de los intangibles. Desde obligaciones de hacer y qué acciones están prohibidas, porqué pueden dañar o deteriorar el valor de los intangibles.

También debe proteger el uso externo indebido de sus intangibles; por ejemplo, el uso no autorizado de patentes o marcas por parte de terceros, incluyendo nombres comerciales. En este punto será importantísimo el proteger la marca, los nombres comerciales y las patentes contra la piratería. El administrador deberá asegurarse que todos sus registros de propiedad intelectual e industrial están vigentes y protegidos. Preferiblemente, asesorarse adecuadamente al respecto a nivel nacional como internacional con un abogado experto en la materia.

En este punto, es importante proteger la marca para su uso también en la nube informática. Adelantarse a registrar los sitios web relacionados con todos los nombres asociados con sus patentes y marcas.

En cuanto al control interno, es necesario que se protejan los siguientes aspectos más relevantes:

1. Control físico de expedientes conteniendo toda la documentación de soporte de los activos intangibles de la empresa.
2. Registro contable adecuado de los activos intangibles.
3. Evidencia de la revisión regular que la administración lleve a cabo al valor de todos los activos intangibles y, en su caso el deterioro al mismo que pudieran tener.
4. Valor que para efectos de impuestos se ha dado a los mismos.
5. Registro de distribución de manuales de uso y operación entre el personal y evidencia de entregado y recibido por parte del mismo.
6. Registro de Licencias de uso otorgadas y vigencia de las mismas, así como importe de las regalías relativas y fechas de expiración.
7. Registro de cumplimiento de obligaciones relativas a las concesiones.
8. Registro de los montos pagados por las concesiones, y revisión regular de la valuación de las mismas.

Para todo lo anterior, al igual que en el caso de los activos intangibles, la administración deberá designar a una persona la responsabilidad de mantener el control y seguimiento de todos los activos intangibles.