Nueve cambios que requiere la estrategia de comunicación interna para 2021

El 2020 pasará a la historia como el año del cambio, de los desafíos más grandes que se han vivido en las últimas décadas y el que también más lecciones dejará, sobre todo en el ámbito laboral, que no sólo ha cambiado en cuestión de tecnología, sino de la forma de trabajar.

Una de esas lecciones es la importancia de generar bienestar, pertenencia y compromiso en los colaboradores, que en palabras de Karen Ovseyevitz, presidente de Porter Novelli en América Latina, esto se verá reflejado en cómo se refieran a la marca dentro y fuera de su ámbito laboral.

“Invertir en nuestras personas, es invertir en nuestros clientes y en nuestro éxito. En este sentido la comunicación interna se ha convertido en una herramienta indispensable para mantener la cultura organizacional y lograr que la gente se sienta conectada con la empresa y su razón de ser”, menciona.

Añadió que durante esta contingencia, las empresas han tenido que reenfocar sus esfuerzos, reconsiderar a sus audiencias prioritarias y mirar hacia adentro. Ahora, más que nunca, las empresas no sólo deben proteger la salud y la seguridad de los empleados, sino permitirles prosperar mientras trabajan desde sus hogares.

Por ello, la comunicación interna se ha vuelto una práctica estratégica en las empresas y estas acciones se han vuelto parte de la agenda de los equipos de liderazgo en empresas alrededor del mundo. Los equipos de comunicación interna se han vuelto parte de los grupos que toman las decisiones sobre las acciones a tomar por la contingencia, no solo para comunicarlas.

Ante esto, las empresas deben repensar su estrategia de comunicación interna y para ello, Ovseyevitz recomienda los siguientes nueve puntos:

Comunica con empatía y acepta que el mundo cambió

Los empleados están tratando de comprender los cambios que impactan a sus familias, sus carreras, sus finanzas y su salud. Es importante para los ejecutivos reconocer la incertidumbre que hay a nuestro alrededor y proveer estructura y foco a los empleados.

Esto se materializa mostrando empatía, expresando comprensión, ofreciendo apoyo y recursos y manteniendo abiertas las líneas de comunicación con los directivos de la empresa.

Sé auténtico

"La pandemia ha permitido a la gente ‘entrar’ a casa de sus jefes y de sus clientes y conocerlos en un contexto distinto. La gente se ve como es. Aproveche esta cercanía”.

Los empleados esperan escuchar información real y veraz de sus líderes pero esperan también sentirse entendidos y apoyados. El tono debe ser empático pero no debe ocultarse la realidad ni mentir para minimizar la relevancia de la situación.

Segmenta la información

Si bien la comunicación interna de las empresas incluye gran variedad de emails, artículos, llamadas o newsletters, es recomendable eficientar los canales y enfocarse al contenido más relevante.

Crear grupos y segmentar la información de acuerdo a los diferentes grupos es la clave, ya que la gente está llegando a sentirse sobresaturada de información y esto puede provocar que los anuncios importantes sean ignorados.

No se trata de disminuir la relevancia de la comunicación de temas diversos sino de minimizar las distracciones.

Define una cadencia y calendario de comunicación

A los empleados les gusta la estructura y saber cuándo y cómo estarán recibiendo comunicados de la empresa, esto disminuye su ansiedad.

Lo recomendable es establecer una rutina que puede mantenerse consistente al menos por unos meses. La gente puede reaccionar negativamente a “juntas y comunicados de último momento” creyendo que lo que se compartirá en éstos serán malas noticias.

Provee puntos de contacto con los líderes

Los empleados están recurriendo más que nunca a sus líderes para obtener información de lo que pasa en la organización.

Los líderes pueden ayudar a transmitir confianza en la situación, por lo que se debe promover que dediquen tiempo y espacio para interactuar con los empleados, responder preguntas, mostrarse humanos, compartir sus puntos de vista y escucharlos.

Utiliza video

Es importante mantener comunicación lo más personalizada posible con los equipos. Aún en culturas empresariales que no se sienten cómodas con videoconferencias, debe considerarse el poder de ver a los equipos e interactuar durante una reunión de trabajo.

La perspectiva de las personas mejora cuando tiene contacto cara a cara, aunque sea virtual. Hay que considerar dar un día a la semana para que la gente descanse del video.

Crea comunidad

La gente necesita hoy conectarse y sentirse parte de algo. La recomendación es implementar canales donde la gente tenga oportunidad de reaccionar, comentar en tiempo real, compartir y crear comunicación.

“Debemos buscar que el equipo se sienta parte de una red de la que aprende, en la que encuentra apoyo y con la comparte cosas en común. Las empresas deben aprovechar estas redes para reconocer y celebrar a su gente.”

Evalúa constantemente

A principios de la pandemia las empresas implementaron nuevos canales y herramientas de comunicación. Ahora es el momento de revisar el enfoque y estar preparado para hacer cambios y revisar si alguna de las herramientas implementadas ya cumplió su ciclo o si alguna no resultó como se esperaba.

Toma retroalimentación de los empleados y considera las necesidades que vayan saliendo para ajustar el calendario, los contenidos y los canales. Debes ser ágil para implementar los cambios.

Escucha a los empleados