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La disciplina financiera en la empresa
Ya sea una empresa familiar, micro, pequeña o mediana (y hasta grande), el encargado de administrarla sabe que uno de los recursos más escasos, y que puede desaparecer más fácil, es el dinero.
Las fuentes de dinero de las empresas son; en primer lugar, el producto de sus ventas, en segundo; la aportación de los dueños al iniciar operaciones. En tercer lugar, los préstamos en efectivo de instituciones financieras o no financieras, que estén dispuestas a hacerlo a cambio del pago de un rendimiento aceptable para ambas partes.
Lo normal es que las aportaciones de capital por parte de los dueños, así como los financiamientos a largo plazo, sean utilizados para que la empresa invierta en los bienes muebles, maquinaria y equipo que va a utilizar para operar, y así generar los ingresos. Con el fin de que su uso sea productivo, la administración tiene que planear y proyectar los ingresos que va a generar, así como los costos que va a ejecutar para producir los bienes y servicios, así el proyecto debe presupuestar que obtendrá un beneficio suficiente para que la inversión sea rentable, es decir que las utilidades que generará puedan amortizar el valor de la inversión y otorgar un rendimiento adecuado que asegure el pago del préstamo e intereses a los proveedores, así como de utilidades para los dueños.
En la ejecución de esos recursos, la administración deberá asegurarse que la compra de los activos, así como cualquier obra civil de infraestructura que requiera el proyecto, sea efectuada de acuerdo a lo presupuestado, y que no se incurra en desembolsos innecesarios. Cualquier desviación deberá ser evaluada de acuerdo al impacto que tenga en el proyecto total, y en consecuencia ser autorizado por los mismos que aprobaron el proyecto original.
Además, las aportaciones de capital y préstamos deberán cubrir los costos que la empresa incurra en su administración en el período preoperatorio.
Una vez que la empresa entra en operación sus recursos serán obtenidos de los ingresos que obtenga fruto de la venta o prestación de servicios y de los financiamientos de terceros. Esos recursos deben cubrir todos los costos y gastos de operación y de administración, así como los costos financieros relacionados con los créditos obtenidos y los impuestos. El flujo de efectivo neto resultante debe ser suficiente para pagar los financiamientos que se venzan en el período, así como el que se necesite para pagar los dividendos a los accionistas.
No considero a los proveedores de la empresa, ya que el pago a estos está incluido en los costos y gasto de operación, el financiamiento que otorgan debe estar relacionado con el período que requiere la empresa para vender los productos y así generar el flujo para pagarles.
Al igual que en la etapa preoperativa, en la de operación, la administración deberá asegurarse que el dinero de la empresa sea únicamente utilizado para la operación del negocio y de los proyectos aprobados, y que no se usen para cualquier otro fin ajeno a sus objetivos.