¿Cuáles son los problemas de elegir a un mal proveedor?

Sobornos, corrupción, trato con empresas fantasma, pedidos tardíos, son algunos de los conflictos que viven las organizaciones.

Una de las gestiones más importantes para las empresas es la de los proveedores, indispensables para el crecimiento del negocio pero con quienes mayores problemas se tienen, sobre todo por malas prácticas como corrupción, sobornos o incumplimiento del servicio.

De acuerdo con datos del Instituto Mexicano para la Competitividad, solo 28% de las empresas confía plenamente en que los terceros de sus empresas (proveedores, contratistas y asesores), cumplen con las leyes y regulaciones indicadas. La falta de visibilidad de su trabajo es lo que conduce al soborno y corrupción en las empresas mexicanas.

En este sentido, Cristian Fraga, business owner en Círculo de Proveedores, programa de certificación a proveedores, explica que para que exista confianza entre empresas y proveedores, se debe comenzar por investigar el tipo de organización con la que se relaciona, que no sea fantasma, no haya cometido actos ilícitos o tenga malas prácticas, siendo estas algunas de las situaciones más comunes que se enfrentan.

“Ha ido en crecimiento la necesidad de mitigar los riesgos en los últimos años en temas de fraude, y la pandemia, ha generado miedo de trabajar con algunos proveedores, sobre todo con las pymes que han visto reducidas sus oportunidades de trabajo, por no tener historial o gran financiamiento”, explicó en entrevista con El Economista.

Detalló que un ejemplo de los riesgos de tratar con empresas no establecidas es lo que le ocurrió a Interjet, que generó transacciones con proveedores inexistentes causando la quiebra del negocio, entre otros problemas. Asimismo, se puede dar una crisis por contagio reputacional, que aunque no se haya cometido algo malo con la organización, la reputación dañada por malas prácticas de la empresa proveedora.

Problemas de comunicación

Los problemas de reputaciones y de malas prácticas, no son los únicos que se enfrentan con proveedores, también destaca el de abastecimiento, pedidos mal entregados, días de crédito o facturación errónea, que pueden afectar hasta 50% las ventas de los negocios, indicó Alberto Sada, CEO y fundador de Ventup, startup que conecta a restaurantes con proveedores.

Asimismo, resaltó que muchas veces estas situaciones hacen ver mal a todos los proveedores, se ven como enemigos cuando realmente son aliados para el negocio.

“Muchas veces se ven como contrincantes y no como aliados, cuando son precisamente eso, aliados que permitirán al negocio expandirse y trabajar a largo plazo, con quienes se pueden tener soluciones a la medida”, añadió.

Para Sada, una de las razones por las que se llegan a generar estas situaciones es la mala comunicación, la cual aún prevalece en un alto índice de informalidad al realizarse por vías como WhatsApp, mails o incluso mensajes y cuentas en servilletas. La administración también tiene bajos índices de formalidad, ya que se sigue haciendo en libretas, hojas de Excel o siguiendo el historial de WhatsApp, lo que impide al negocio tener un mayor rendimiento y que incluso, puede llevar a la quiebra.

Tan solo en el sector restaurantero, donde se desempeña Sada, un 79% de los comercios mueren antes de los cinco años por una mala gestión en la que se incluyen estos elementos.

Para esto, es necesario apalancarse de la tecnología y contar con programas de gestión y colaboración, que permiten tener un mejor control y una comunicación más eficaz y transparente.

Cómo elegir proveedor

El elegir un proveedor es una de las decisiones más importantes para el negocio, por lo que al buscarlos se deben tomar en cuenta algunos aspectos.

Tanto Sada como Fraga, coinciden que una de las primeras señales que pueden alertar de que el proveedor no es serio o es ilegítimo es la formalidad con la que tratan, si su comunicación tiene canales informales o no cuenta con presencia física que permita validar que las operaciones son reales.

“La comunicación debe ser muy transparente, saber todo el proceso del pedido desde que sale hasta que se entregue”, dijo Sada.

Otro punto que Fraga enfatizó es consultar la situación legal en el Servicio de Administración Tributaria, donde ambas empresas tanto la contratante como la proveedora, deben investigarse para saber que son saludables, porque los problemas también pueden padecerlos las de proveedores.

Asimismo, que cumplan con las reformas laborales, estén bien constituidas, tengan buen comportamiento financiero, antecedentes, sus valores y sus políticas en temas de calidad y certificaciones, entre otros puntos.