Reunión post mortem: ¿Qué es y cómo aplicarlo en la compañía?

Cuando termina un proyecto es buen momento para analizar cuáles fueron los aciertos, qué salió mal y qué es necesario mejorar, a esto se le conoce como reunión post mortem, pero ¿cuáles son las ventajas de realizarla y cómo hacerlo?

Este tipo de reuniones tiene muchas ventajas en la organización, porque permiten conocer los errores, pues solo al saber los desaciertos será posible mejorar y no volverlos a cometer, pero también brinda la posibilidad de mejorar constantemente.

Crehana detalla que otro de los beneficios es la optimización de procesos, debido a que la adecuada planificación permite a los directivos utilizar el tiempo de la mejor forma y fomentar la motivación laboral del equipo que ha participado en el proyecto, porque se reconoce su talento y logros.

La planeación

En una reunión post mortem suelen estar presente todos los participantes del proyecto y se asigna a un responsable para que anote las ideas y oportunidades de crecimiento y a otra persona que sea el moderador de la reunión, a fin de facilitar la participación de los asistentes.

Es recomendable hacerle saber a los colaboradores que durante la reunión se hablarán de los puntos buenos y malos, por ello es importante no tomar personal las criticas constructivas que se realicen, pues el objetivo no es reprender, sino optimizar procesos y conocer los errores para aprender de ellos.

El siguiente paso es establece las metas, puedes hacerlo por correo electrónico y agregar un par de interrogantes a responder durante la reunión como:

• ¿Qué situaciones consideras que han salido bien tras terminar el proyecto?
• ¿Cuáles han sido los aspectos negativos asociados con la realización del proyecto?
• ¿Qué factores podrían mejorarse en futuros proyectos? 

Después crea una agenda de la reunión y compartela previamente, esto le permitirá a los miembros del proyecto estar al tanto de los temas claves y preparar algunas ideas con anticipación.

La agenda puede llevar los siguientes puntos:

• Bienvenida.
• Felicitaciones al equipo.
• Análisis de las fortalezas.
• Evaluación de las debilidades.
• Detección de oportunidades de mejora.
• Conclusión

Durante la reunión

Inicia con la bienvenida y felicitaciones al equipo, después analiza las cosas que se hicieron bien durante el proyecto y las que no salieron como se esperaba. El moderador será el encargado de darle la palabra a los asistentes y otro miembro será el que anote los comentarios, para después analizarlo.

En este punto es importante la participación de todos los miembros, para fomentar su participación Crehana recomienda que el moderador haga preguntas abiertas, que además ayuden a identificar aspectos del proceso del proyecto que quizás no se vieron antes, ejemplo de las preguntas son:

• ¿Alguien del equipo tuvo alguna dificultad para cumplir con el cronograma establecido en el plan del proyecto? Si fue así, ¿qué crees que era lo que te obstaculizaba?
• ¿Crees que el equipo contaba con suficientes recursos para finalizar el proyecto dentro del plazo establecido? Si no es así, ¿qué otros recursos podríamos haber proporcionado para cumplir con estos plazos?
• Después de esta experiencia, si pudieras volver a hacer este proyecto, ¿qué harías de forma diferente?
• ¿Te gustaría volver a trabajar en un proyecto como este? ¿Por qué o por qué no?

Resumen

Una vez concluida la reunión realiza una evaluación por escrito de los elementos tratados durante el encuentro, asegúrate de incluir acciones a realizar y comparte tus primeras reflexiones sobre lo que el equipo puede esperar para el próximo proyecto.

Si trabajas regularmente con proyectos similares, puedes crear una plantilla basada en los procesos de tus proyectos anteriores.