Aprende a explotar la era digital para tu negocio

La tecnología sirve para simplificar la vida y las operaciones de su negocio. Un claro ejemplo de esto para facilitar el manejo de información tanto al interior como al exterior de su empresa lo encontramos en la facturación electrónica, un documento que comprueba la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, y que tiene validez fiscal y legal.

En entrevista, José Luis Ayala Morales, director de Diverza, la primera compañía mexicana autorizada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como proveedor de comprobantes fiscales digitales, afirma que la factura electrónica en México cada vez está tomando mayor relevancia y existe una marcada tendencia de las empresas a modernizarse.

Explica que el SAT había facultado a más de 1,285 empresas para imprimir sus propios comprobantes fiscales; sin embargo, en junio del 2008 hizo una serie de modificaciones que derogaron esta facultad.

Con ello, a partir de que se publique la nueva miscelánea fiscal, que se prevé pueda ser en mayo de este año, los autoimpresores tendrán que regresar al modelo de papel o implementar el uso de la factura electrónica, ya sea por su cuenta o a través de un tercero.

Lo mismo sucedió el 30 de enero del 2009, cuando se publicaron nuevas disposiciones fiscales para el sector primario, quienes también tenían la facultad de autoimprimir sus comprobantes.

A partir de las modificaciones ya tampoco podrán autofacturar, por lo que deberán hacerlo con un tercero a través de un proveedor autorizado, comenta el Director de Diverza.

• Diversos beneficios

Se obtienen muchos beneficios al usar la factura electrónica, comenta Miguel Ángel Peralta, director general de la Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico (Amece), entre ellos destacan que además de tener la misma validez que las facturas impresas, son más seguras, contribuyen al incremento en la productividad, en el ahorro de costos administrativos y reducen tiempos operativos.

El uso del Comprobante Fiscal Digital (CFD) trae beneficios, como el ahorro en costos de papel, impresiones, resguardo, almacenamiento y envío de las facturas, además, reduce el margen de errores de captura y generación.

La reducción de costos por la emisión y envíos de la factura electrónica puede alcanzar hasta 80% al pasar de 120 a 25 pesos por proceso y disminuir los costos de espacios físicos por virtuales para el almacenaje , afirma Peralta.

El Director de Diverza dice que la factura electrónica puede costar en promedio unos 3.50 pesos, la transacción frente a seis pesos que puede costar el papel, 10 o 15 pesos de captura, 10 o 15 minutos de inversión en llenado de la misma y de seis a 70 pesos por la mensajería.

En promedio, si se suman los conceptos, se pueden llegar a hacer ahorros de hasta 90% a través de la factura electrónica, afirma.

Grupo Starcel es una empresa que se dedica a la compra, venta y distribución de equipos celulares. Por la naturaleza de sus operaciones tiene que gestionar mucha información y sobre todo facturar en diversas modalidades, ya sea en venta directa, por consignación a través de agentes y subagentes al mayoreo y menudeo.

David Armenta Pico, director general del grupo, recuerda que solían operar con facturas

impresas enfrentando constantes problemas relacionados con eventuales desabastos, altos costos por envíos por mensajería y en algunos casos hasta con recuperación por cancelaciones, lo que originaba doble gasto en mensajería.

La carga operativa era alta y el costo de almacenaje también, sobre todo debido al alto volumen de facturación. No debe olvidar que por disposición oficial todas las facturas deben resguardarse durante cinco años.

El directivo asegura que el haber elegido el modelo de facturación electrónica de iverza,

con su Buzón Fiscal, representó la solución apropiada a sus necesidades de facturación, donde tenían un volumen de facturación de entre 30,000 y 40,000 facturas por mes.

Aplicar este modelo a través de un tercero, le representó a Starcel la eliminación del engorroso proceso que implicaban las formas continuas, reducción de los costos relacionados con la facturación en hasta en 75 por ciento.

Procesamiento en tiempo real, gestión de folios y series con una eficiencia que antes no

tenían (cuentan con cerca de 80 puntos de operación) y reducción de los costos de almacenamiento en 100% ya que: Buzón Fiscal se encarga del respaldo de nuestra

información hasta por cinco años , asegura Armenta.

• Al nivel de los grandes

El Director General de Amece explica que el migrar a la facturación electrónica implica para una PYME un gran avance en los procesos y llegar a estar a la par de sus competidores tanto a nivel nacional como internacional.

Representa ponerse a nivel de una empresa grande, ya que ellos son altos usuarios de herramientas tecnológicas. Tenemos que jugar con las mismas reglas , insiste Peralta al reconocer que implementar este tipo de herramientas significa hacer desembolsos; sin embargo, con ellas se obtienen ahorros económicos y más que nada de tiempo.

Lo importante es la reducción de tiempos. En las Pymes los dueños son todólogos y si además debemos dedicar tiempo a actividades administrativas, procesos de factura y entrega, la reducción del tiempo que se logra con la factura electrónica es como una gran bocanada de aire para este tipo de empresas , afirma el directivo.

Hay dos formas de implementar la factura electrónica en una empresa, a través de infraestructura propia, lo que representa una inversión considerable, que puede representar el desembolso de hasta 500,000 pesos o hacerlo por medio de terceros, a quien se le paga por cada transacción realizada.

Si el volumen de facturación es demasiado alto, la empresa tal vez debería considerarlo en un proceso interno, recomienda Peralta.

Por su parte, Ayala Morales dice que en el modelo de servicio existen unas 10 empresas autorizadas por el SAT, es importante cerciorarse de que el proveedor tenga esta autorización, ya que de esta forma la empresa tendrá la certeza de que quien emite una factura reúne todos los requisitostécnicos y legales para ser considerado como válido por parte del SAT.

No basta con acudir a la página del oferente, se debe revisar la página del SAT y ver la lista de las empresas autorizadas y comprobar que la candidata esté en ella.

Una vez elegido un proveedor, si tiene dudas, puede revisar si está cumpliendo la norma insertando el folio de una factura en un apartado que tiene la página del SAT, de esta forma revisará que no se están duplicando folios y su proveedor es confiable.

La Amece ofrece una gama de servicios de capacitación para implementar estas herramientas, también cuenta con una lista de proveedores y con toda la información para que alcance los estándares que le exigen las autoridades. Cuenta con un sitio especializado en factura electrónica en www.tufactura.me.

RDS