Home office y algunas obligaciones patronales en la “nueva normalidad”

Muchas empresas consideraban al home office como una prestación, un diferenciador y un punto que brindaba calidad de vida a sus empleados. Como finalmente se trataba de una actividad esporádica, tal vez se pensaba que no era necesaria una legislación al respecto, o bien, no existía la necesidad de incluir, dentro de los contratos, reglamentos o políticas de trabajo, lineamientos para su operación.

No obstante, conforme el home office comenzó a tomar fuerza en México, en julio de 2019 se dio a conocer una iniciativa de reforma a la Ley Federal del Trabajo que pretendía reglamentar el denominado teletrabajo, estableciendo en forma general una definición a este concepto: es el desempeño de actividades remuneradas, sin requerir la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo y utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación para el contacto entre el trabajador y empleador.

Esta iniciativa de Reforma, una vez que sea aprobada, será de gran utilidad para brindar algunos lineamientos que permitan entender y aplicar mejor el teletrabajo o lo que llamaremos home office, para estos efectos; sin embargo, existen otras legislaciones que deberán modificarse o adecuarse para contemplar esta figura y coadyuvar a controlar la problemática que puede llegar a suscitarse al aplicar esta modalidad de trabajo.

Para poner la situación en contexto, pensemos en el tema de la contingencia que estamos viviendo. De forma sorpresiva, muchos negocios y empresas tuvieron que enviar a sus trabajadores a su casa y, dependiendo del giro, algunos de ellos se vieron impedidos para continuar con sus actividades, mientras que otros, mayoritariamente aquellos que hacen una labor administrativa, y que pueden realizar su trabajo a través de una computadora, internet y teléfono, sí pudieron hacerlo.

Ante el llamado de las autoridades a quedarse en casa y pudiendo, en algunos casos, los empleados realizar sus actividades desde casa, se inició una etapa de teletrabajo o home office forzado; sin embargo, no se ha visualizado como una prioridad la necesidad de regular este modelo de operación, modificando los contratos, reglamentos o generando políticas al respecto.

Qué se tendría que hacer y valorar, en materia de teletrabajo, hacia la llamada “nueva normalidad”. Entre las principales cuestiones, ponemos a consideración los siguientes temas:

• Los contratos de trabajo deben adecuarse para contemplar, en una situación ‘sui generis’, puntos como: a) horarios de trabajo, b) formas en que los resultados serán evaluados, c) herramientas que se deberán proporcionar, d) condiciones de seguridad, e) capacitación y otros.
• Otro de los temas que incluso pudiera requerir el mayor análisis e implica también el mayor reto es el correspondiente al paquete de compensación y prestaciones, y la forma en que el trabajador será evaluado.
• Conceptos como ayuda de transporte, vales de comida o comedor, premios de puntualidad o asistencia, solo por mencionar algunos, tendrán que ser analizados para concluir con su operatividad y viabilidad en un esquema de home office.
• Prestaciones o herramientas de trabajo que antes no se visualizaban como tal o que no se pensaban como algo necesario para el desarrollo de actividades, ahora aparecerán en escena, como contar con un buen paquete de internet, una computadora, una silla adecuada, etc.

Pero los temas de contrato, prestaciones y políticas y procedimientos no son los únicos que deben tenerse presentes. El cumplimiento fiscal y controles alrededor de éstos son temas que requieren reglamentación y cuidado. Si trabajo en casa, ¿cómo defino si dicho lugar es un centro de trabajo y si existen ciertas obligaciones que debe cumplir el patrón por dicho lugar?

Recordemos que existen impuestos estatales sobre “nómina” que, en algunos casos, deben pagarse en la entidad en donde el trabajador presta sus servicios. ¿Qué pasa si el trabajador presta sus servicios en una estado diferente a donde está la administración del patrón?

En materia de seguridad social, ¿cómo se controlarían los accidentes o enfermedades de trabajo?, ¿hasta qué grado hay responsabilidad u obligación del patrón en otorgar y cerciorarse de las condiciones adecuadas para el desarrollo de la actividad del trabajador en su hogar?, ¿qué elementos deben considerarse para cumplir con los requisitos de seguridad e higiene que establecen las leyes?

Finalmente, derivado de la situación que estamos viviendo, y de cara a la “nueva normalidad”, muchas empresas y trabajadores han encontrado en el teletrabajo o home office una manera eficiente de realizar sus actividades y, por esta razón, es probable que, en un futuro no muy lejano, puedan evaluar cambiar a un esquema posiblemente mixto o, incluso, para ciertas actividades o puestos, un modelo 100% de home office.

Para que las empresas naveguen con éxito en este y otros temas de la “nueva normalidad”, y consoliden la continuidad de su negocio, lo más recomendable será contar con la asesoría de equipos multidisciplinarios, con experiencia.

Rubén Darío Dávalos Palomera es Socio Líder Nacional de Sueldos y Beneficios en Deloitte México.