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La mitad del gobierno federal, sin control de los archivos
Con una ley de Archivos que entró en vigor hace dos años, el control documental es un desastre en los ámbitos federal, estatal y municipal.
Un desastre en los archivos del gobierno federal impacta negativamente el acceso a la información pública, admitieron funcionarios. Y es que más de 50% de las dependencias o entidades del gobierno federal no cuenta con un sistema de control de gestión documental y sólo para 62% de las instituciones es prioridad la organización de los archivos.
La directora del Archivo General de la Nación, Mercedes de Vega, alertó que existe un desastre en los ámbitos federal, estatal y municipal, ante la ausencia de una sana costumbre de tener en orden los papeles , lo que incide negativamente en la transparencia, derecho a la información y rendición de cuentas , dijo la funcionaria en el Foro sobre Principios Rectores y Bases para una Ley General de Archivos, que concluyó ayer.
Reconoció que los servidores públicos no acabamos de apreciar el inmenso valor de los archivos, ni las ventajas de tener en orden los papeles , debido a que no han comprendido la importancia de conservación de archivos entre la población, así como entre actores de los tres poderes, federales, estatales .
A decir de la presidenta del IFAI, Ximena Puente de la Mora, ese desastre en los archivos de gobierno ya impacta con un aumento en las negativas de las dependencias del gobierno federal a proporcionar la información que solicitan los ciudadanos.
Reveló que tan sólo de junio del 2013 a mayo del 2014 se presentaron más de 1 millón de solicitudes de información a las dependencias y entidades federales, de las cuales, casi 60,000 se respondieron declarando la inexistencia de la información.
Sin embargo, 12% de esas respuestas de inexistencia fueron recurridas por los solicitantes, es decir, estamos hablando de un poco más de 7,000 casos que tuvieron que ser revisados y dictaminados por el pleno del IFAI porque los solicitantes consideraron que la información sí debería de obrar en los archivos de las instituciones donde se plantearon estas solicitudes de información .
Por ello, la funcionaria destacó la necesidad de que en la reforma constitucional del año pasado, que fortaleció al IFAI, los legisladores federales hubieran incluido en el texto reforma la obligación de los sujetos que regula de documentar todo acto que derive de sus funciones, facultades o competencias, así como preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados , con el propósito de evitar el desorden y la falta de ubicación de los documentos.
No es posible la trasparencia, la rendición de cuentas ni la adecuada protección de los datos personales sin la existencia de archivos actualizados, organizados y además completos , comentó la presidenta del IFAI.
Más aún, el Programa Institucional del Archivo General de la Nación 2014-2018, publicado el 29 de mayo pasado, reconoce que son escasos los mecanismos para el aseguramiento del ciclo de vida del patrimonio documental nacional
En la actualidad, más de 50% de las dependencias o entidades de la Administración Pública Federal (ASF) no cuenta con un sistema de control de gestión documental y sólo en 62% de las instituciones es prioridad la organización de los archivos en las unidades administrativas. Aunque más de la mitad de las dependencias y entidades de la APF ya cuenta con los instrumentos de consulta y control archivísticos básicos, éstos presentan carencias metodológicas , refiere.
Todo lo anterior se debe, destaca, a la falta de oferta académica de las universidades, institutos tecnológicos y demás instituciones de educación media superior y superior, que garanticen la formación de profesionales y técnicos capaces de enfrentar los retos que presentan los archivos nacionales.
Otro factor es la construcción de inmuebles adecuados para garantizar el resguardo y preservación de la documentación que los conforman, pues sólo 20% de las instituciones o dependencias de la APF cuenta con un espacio, y 126 sí cuentan con instalaciones adecuadas para albergar un archivo, pero en 60% el espacio resulta insuficiente.
La limitada generación de lineamientos que regulen y estandaricen los procesos archivísticos, así como la baja elaboración de estudios de caso que permitan compartir experiencias exitosas entre los archivos nacionales, que favorezcan la implementación de procesos de mejora y que fomenten la aplicación de prácticas comunes que vinculen a las dependencias y entidades de la APF, representan desafíos importantes en la materia , menciona el Programa.