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¿El día se acaba y tú no terminas? 4 métodos para gestionar el tiempo en el trabajo
Pasar todo un día en una sola actividad puede tener más relación con una mala gestión del tiempo que con la complejidad de la tarea, administrarnos mejor puede contribuir a no extender las jornadas laborales.
Parece que han pasado unos minutos, pero en realidad ya es casi la hora de salida, o si estás en remoto el momento de cerrar la computadora; sin embargo, tú sigues frente a esa misma tarea que comenzaste a primera hora del día.
Sentir que no avanzas, pero que el tiempo sí, sólo te genera una carga mental que derivará en estrés, si a eso le agregamos que tendrás que dedicar más horas para terminar, el resultado no es bueno porque la desconexión laboral es indispensable.
Respetar el descanso de los trabajadores es necesario para mejorar el bienestar y el clima laboral, refiere la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en su informe Trabajar para un futuro más prometedor, donde explica las condiciones que se deben cumplir para garantizar un trabajo decente. Así que el primero que debe respetar el tiempo de desconexión eres tú.
En realidad no importa bajo qué modelo trabajes, lo que sí es clave es que aproveches de manera efectiva el tiempo establecido para realizar las tareas que te has propuesto o tienes que tachar de tu lista de pendientes, y así hacer otras cosas que son importantes para ti y para tu vida, y que te permitirán el ansiado equilibrio.
Es posible ser más eficiente en el manejo del tiempo, sólo debes enfocarte. Existen algunos métodos que te permiten trabajar de manera ordenada, continua, basados en la urgencia y hasta la importancia de las tareas, aquí te presentamos y explicamos algunos:
» 1. Matriz de Eisenhower
De acuerdo con Crehana, un método muy reconocido para priorizar tareas durante una semana de trabajo es la matriz de Eisenhower, que se basa en cuatro cuadrantes que son resultado de dos variables: la importancia y la urgencia.
Este método te permite tener más claro con qué actividades debes empezar tu día o incluso, si eres muy organizado, tu semana.
Para ello deberás:
En el primer cuadrante priorizar; es decir, colocar ahí tus tareas más apremiantes, estas pueden ser solicitudes de último minuto derivadas de situaciones imprevistas.
Ponerle fecha en el segundo cuadrante, aquí van las tareas importantes, pero no urgentes, se calendarizan con la idea de completarlas en el mediano plazo.
Habrá actividades que no puedan esperar, pero tampoco puedas realizar, entonces es momento de delegar, estas acciones son del tipo urgentes, pero no tan importantes.
También puedes eliminar o parar actividades que no son ni urgentes ni importantes, ya sea que las evites o las elimines, esto te permitirá mejorar el flujo del trabajo.
» 2. Técnica pomodoro
Esta estrategia, de acuerdo con Asana, se basa en sesiones de trabajo de 25 minutos y descansos de 5 minutos.
La idea es que al dividir el trabajo en partes más fáciles de manejar, podrás abordar una tarea a la vez y reducir la fatiga mental.
Después de cuatro periodos de trabajo, podrás tomar un descanso más prolongado. Al trabajar con secuencias breves, es más probable que seas más productivo e incluso mantengas la motivación.
La clave para lograr los 25 minutos de trabajo sin interrupciones es evitar las distracciones; por ejemplo, establecer el modo avión en el teléfono, no revisar chats o correos en ese lapso.
» 3. Eat the Frog
Brian Tracy es un gurú en desarrollo personal y empresarial que creó este método con la idea de acabar con la procrastinación, incluso se dice que grandes mentes del mundo de los negocios lo usan como Jeff Bezos y Elon Musk.
El consultor Albert Mascarell explica este método con el ejemplo de que todos tenemos alguna tarea que odiamos realizar, y por eso la ignoramos lo más que podemos, pero si le cambiamos a esa idea y hacemos primero esa actividad, eso nos quitará peso de encima.
Dejar de evitar esa “rana” desactiva el proceso de procrastinación. De hecho, Brian Tracy dice que devorar esa rana genera un impulso psicológico, libera endorfinas que actúan como estímulo para enfrentar desafíos más pequeños con una renovada eficacia.
» 4. Esquema GDT
Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades expuesto en el libro de David Allen, explica la plataforma Shopify, se sustenta en la idea de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes. Allen afirma que la mayoría de los bloqueos mentales con los que se encontró son originados por una mala planificación.
La diferencia de este método es que no establece prioridades, sino que crea listas específicas para cada contexto.
Sus principios son:
- Recopilar: se escribe todo aquello que debes recordar, realizar o dar seguimiento
- Procesar: analizar qué necesita cada actividad; por ejemplo, si una tarea se puede delegar, desechar, ponerla en marcha, etc.
- Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera o algún día
- Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no
- Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar.
Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen tareas que puedes realizar en dos minutos o menos, hazlas de inmediato.
Al mejorar tu gestión del trabajo tendrás muchas ventajas, sobre todo el tener una vida en equilibrio y sin estrés. Alguna puede funcionar de mejor manera que otra, depende de tu personalidad, estilo o ritmo de vida. Puedes probar con todas y así averiguar cuál te va mejor, el objetivo en realidad es que encuentres un método para trabajar más rápido y de forma más inteligente.
