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El por qué de los inventarios en las empresas
Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercancía, una de las cosas mas importantes es tener el control de ésta, qué se tiene, qué falta, qué excedente hay, y aun si nuestro negocio no maneja una extensa cantidad de productos, el control de inventarios se vuelve indispensable para que pueda fluir la empresa sin retrasos indeseados y sobre todo, sin perdidas de capital.
Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercancía, una de las cosas mas importantes es tener el control de ésta, qué se tiene, qué falta, qué excedente hay, y aun si nuestro negocio no maneja una extensa cantidad de productos, el control de inventarios se vuelve indispensable para que pueda fluir la empresa sin retrasos indeseados y sobre todo, sin perdidas de capital.
Con la ayuda de nuestros amigos de EMAGISTER y su curso de Como controlar el inventario, me gustaría compartir con ustedes por qué es importante llevar a cabo un buen inventario y cómo podemos hacerlo.
Importancia del control del inventario
La relevancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.
La obtención de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las micro y pequeñas empresas es poco atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios, y es que sin el efectivo control de los inventarios, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.
Beneficios
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.
También en la operación de la propia de la empresa, las ventajas son tangibles:
- Planeación de compras de la empresa. Al controlar el inventario vamos creando información precisa que nos será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de cálculo una vez alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, durante un periodo de al menos 3 meses.
- Planeación del flujo de efectivo. Conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez.
Procedimiento de recibo
Este proceso empieza desde el mismo recibo de la mercancía.
- El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio de ser posible.
- Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habrá favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercancía.
- El recibo de la mercancía debe ser minucioso, debemos revisar cajas cerradas, checar que la mercancía venga en óptimas condiciones, verificar el peso de la mercancía que lo requiera y checar caducidades, etc.
- En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones no óptimas para el negocio se avisará a la gerencia y se devolverán esos productos, además, que se levantará un acta de incidencia si así se requiere.
- Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se recibe físicamente es lo que dice la factura y, en caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errónea.
- La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la mercancía (o de acuerdo con la política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
- Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
- Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacén y ser capturada en sistema.
Procedimiento de almacén
Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado en el almacén.
- Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
- Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.
- Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).
- Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.
- Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los demás cercana caducidad.
- Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta (items o productos hijos).
- Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de mercancías.
- Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el sistema, esto es, darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.
Consecuencias de no llevar un buen control del inventario en la empresa:
- Insuficiencia de inventario Sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la venta, sino también clientes. El negar productos demerita sobremanera la concepción que el cliente tiene del negocio y provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez más agresiva.
- Baja calidad de la materia prima dada su caducidad. Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeración o tiempo de anaquel del producto que está consumiendo: la receta y el sazón de nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dará cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto del día y por lo tanto fresco. Existen opiniones encontradas en torno a comprar por volumen o comprar la materia prima conforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha mostrado que dadas las circunstancias de cercanía y conveniencia, es mejor no comprar material perecedero por volumen sino hacer que el proveedor nos entregue sus productos en pequeñas remesas o comprarlo y escogerlo nosotros mismos, esto permitirá contar siempre con materia prima de óptima calidad y la preferencia del cliente. La calidad de los alimentos (así como del servicio ofrecido) justificará nuestros precios. Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener mejores precios por nuestros productos. Lo recomendable es comprar por volumen los productos con caducidad mayor a 5 días. Los más frescos como la carne, el pollo, cerdo, pescados, mariscos y las verduras de poca duración en refrigerador se deberían comprar diariamente, dependiendo de la necesidad de la empresa y de la motivación del empresario para llevar a cabo todas las acciones tendientes a ofrecer productos de la máxima calidad.
- Robo. Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o aún los clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de control del inventario.
- Mermas. La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades.
- Desorden. Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil.
- Exceso de inventario. Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen.
En empresas comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol de los mismos y una disminución paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercancía, la empresa debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagar dichos créditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al día". Esta situación es más acentuada cuando la empresa maneja créditos para sus clientes, ya que entra en juego también la recuperación de cartera que en nuestro país siempre es problemática.
Esta es solo una introduccion a todo lo que implica un buen control de inventario, y como se mencionó, sea que tengamos una pequeña empresa o un gran comercio, el tener un buen control sobre nuestro inventario nos ahorrara muchos dolores de cabeza y sobre todo, nos ahorrará desperdiciar recursos y capital tan importante en nuestro negocio.
Una buena herramienta para el control de inventario es nuestro sistema MASADMIN WEB ERP, ya que cuenta con un modulo de inventario multialmacen conectado a nuestro sistema de punto de venta, lo que nos permitirá generar descuentos en el inventario al momento de las ventas, entre muchas otras ventajas.
Lo invitamos a visitar nuestro sitio web www.serviciosinformaticosoe.com y conocer mas de este sistema, también los invito a visitar mi blog en www.serviciosinformaticosoe.blogspot.mx donde te damos una descripción de este sistema.