La comunicación efectiva para el éxito de los negocios

En la era de la comunicación de alta velocidad y del exceso de información, uno de los principales problemas a los que se enfrenta el empresario es precisamente que sus colaboradores reciban la información relevante y comuniquen la misma en forma ordenada y entendible.

La información relevante para cualquier organización es la que necesitan los integrantes de ésta para llevar a cabo sus funciones, incluyendo las tareas específicas que son requeridas de ellos, la información que necesitan para llevarlas a cabo, la información que requieren generar para comunicarla a otros miembros de la organización que la requieren para llevar a cabo sus tareas, hasta el entendimiento total de las misión y visión de la entidad, sus objetivos, sus planes y metas a alcanzar y el papel de cada integrante en ellos. En pocas palabras, la total alineación no solamente los objetivos de la empresa y los personales, sino también entre los anteriores y la forma en la que se comunica la organización.

Durante todos los años que llevo atendiendo todo tipo de empresas, he observado que la mayor parte de los fracasos es debido a una comunicación, dentro de las organizaciones, equivocada. Desde el no priorizar la información segregando lo importante de lo rutinario, perdiendo el tiempo en detalles o en problemas de sencilla solución, no dando importancia a asuntos que pueden afectar los planes de manera fatal, hasta el no identificar y reportar los riesgos y problemas emergentes cuando aún tienen solución.

Hoy en día, las empresas generan volúmenes enormes de información, ésta debe ser revisada por el personal que lleva a cabo los trabajos de manera rutinaria, generando resúmenes de resultados y desviaciones contra lo esperado. Con el fin de dar confiabilidad a toda esa información, existen áreas de control y de revisión que deben evitar la inclusión de falsedades debido a errores o fraudes, y estas áreas también deberán reportar a los niveles de gobierno de las organizaciones para que se tomen las medidas correctivas necesarias.

La función del director general de la empresa no es decirle a cada empleado qué tiene que hacer, eso ya debe de estar definido en las políticas, métodos y procedimientos. Su función es tomar decisiones oportunas para corregir el rumbo de la empresa y que ésta cumpla con los objetivos y planes planteados.

Con ese fin, una de las misiones de la administración de la empresa es lograr que la comunicación dentro de la misma fluya en forma ordenada y llegue a los destinatarios correctos. En la época de la transparencia, dentro de las organizaciones, la exigencia de información puede generar muchos distractores si no es manejada correctamente.

Todas las personas miembros de la organización, debido a estas nuevas tendencias, se sienten con derecho a recibir por parte de la administración cualquier cantidad de información, la mayor parte de ésta no le servirá para llevar a cabo su trabajo. Por otro lado, si no recibe la información deseada, puede acudir a fuentes informales que le proporcionará datos incorrectos o distorsionados.

En el presente, el reto de la administración de las entidades es mantener la disciplina de trabajo de sus empleados mediante el control de las tareas y el suministro de la información que reciben para llevarlas a cabo. También es necesario la generación de la comunicación informativa para mantener la ansiedad de conocimiento por parte de los empleados respecto al estado general de la empresa, sus planes estratégicos, proyectos y planes para que se sientan informados e incluidos en la vida de la organización.