Obligaciones corporativas

Durante la vida de las empresas, existen hitos en los que éstas cambian, evolucionan, se venden o desaparecen. Muchas de las empresas que he atendido durante mi vida profesional empezaron como aventuras de negocio; sin embargo, conforme va pasando el tiempo, éstas tienen que ir cambiando en su estructura operativa, administrativa y corporativa.

Un negocio puede haber empezado como una persona con actividades empresariales, y después migrar a una pequeña empresa, hasta convertirse en una Sociedad Anónima Bursátil, cuyas acciones cotizan entre el gran público inversionista y que tiene que cumplir con la entrega de información trimestral y anual a la Bolsa y a las autoridades supervisoras.

Los dueños, los encargados del gobierno de la entidad y los administradores de la misma, se deben ocupar en verificar que todas las obligaciones sean atendidas en tiempo y forma.

La Ley General de Sociedades Mercantiles, en México impone obligaciones a las sociedades, pero no determina sanción alguna por incumplimiento. En otros países, el incumplimiento al registro anual de los acuerdos de accionistas y los estados financieros en el registro público, lleva a multas y si no se cumple por varios años, lleva a la cancelación del registro de la sociedad.

Entre los beneficios de cumplir con dichas obligaciones está el que se mantendrán actualizados y en vigencia los derechos de los accionistas, y en su caso, la posibilidad de vender, heredar, fusionar, escindir o liquidar la sociedad cuando sea necesario, sin que haya que corregir o reconstruir la historia de la misma.

La mencionada ley indica los siguientes registros, que la sociedad deberá mantener actualizados:

1. Escritura constitutiva y estatutos de la sociedad, con todas las modificaciones posteriores y registro de la escritura constitutiva, así como de todas las modificaciones ante el Registro Público de la Propiedad y Comercio. En estas deberán constar el nombramiento de los administradores, así como los poderes otorgados y nombramiento del comisario encargado de la vigilancia de la sociedad.
2. Libro de actas de asamblea de accionistas, en donde deberán constar todas las actas ordinarias y extraordinarias, registro de todas las actas protocolizadas ante el Registro Público de la Propiedad y Comercio.
3. Libro de registro de accionistas.
4. Libro de movimientos en el capital contable.
5. Poderes otorgados y revocados por parte de los accionistas y administradores.
6. Informes anuales de la administración que incluyan: Informe sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como las políticas seguidas por los administradores, y principales proyectos existentes. Informe en donde se expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera. Estado de situación financiera al cierre del ejercicio; estado de los resultados obtenidos por la sociedad durante el ejercicio; estado de cambios en la situación financiera durante el ejercicio; estado de cambios en el patrimonio de la sociedad durante el ejercicio; notas necesarias para completar o aclarar la información de los estados anteriores e informe del comisario de la sociedad.
7. Minutas de junta de consejo, listas de consejeros o en su caso administrador único.
8. En su caso, registro en inversión extranjera
9. Alta ante el SAT, así como modificaciones.
10. Inscripción de la empresa ante el IMSS e Infonavit.
11. Inscripción de la empresa ante el Registro Estatal de Contribuyentes.
12. Autorizaciones de operación ante autoridades Secretaría del Trabajo, Secretaría de Salud, Secretaría del Medio Ambiente.