Políticas de operación e información

En esta columna hemos discutido sobre temas de contabilidad y procesos de negocio. Hoy quiero que platiquemos sobre la forma en la que estos temas se entrelazan. Al final del día, la contabilidad y la información que de ella se deriva, tanto financiera como fiscal, son un reflejo de lo eventos operativos que afectan a cualquier entidad, así como a los eventos económicos externos que la pueden afectar.

También hemos discutido que es responsabilidad de las personas encargadas del gobierno corporativo establecer políticas y procedimientos que aseguren que todas las operaciones de la entidad estén de acuerdo con las directrices establecidas para cumplir con los objetivos de la entidad.

Estos objetivos están determinados en función al fin para el cual fueron creados y todos aquellos factores complementarios, como la responsabilidad hacia los socios, asociados o controladores, empleados, autoridades, clientes y proveedores, así como con la sociedad en la que está inmersa.

A fin de cumplir con dichos objetivos, los encargados del gobierno corporativo son responsables de encargar y aprobar el diseño de todos los procesos que el negocio tenga que llevar a cabo. Cada uno de los procesos constará de políticas que determinen las reglas que los integrantes de la organización tienen que obedecer en la ejecución, así como una descripción de cada una de las tareas que forman parte de proceso y que tienen que ser ejecutadas por los individuos o los sistemas automatizados.

Todo el conjunto de políticas que acompañan los procesos del negocio, les llamamos políticas de operación; describen tanto el deber ser de cada actividad como todas aquellas acciones que están prohibidas o que perjudican los procesos del negocio.

Cada paso de los procesos del negocio genera información que tiene que fluir hacia los responsables de compilar y preparar los informes de operación y financieros que ayuden, a los responsables de cada una de las áreas, a la dirección general y al gobierno corporativo a conocer los resultados de la operación de la entidad, en el detalle que sea necesario.

Para que la información generada por todas las áreas de la entidad sea útil tiene que cumplir con varios requisitos como son: estar ordenada en forma coherente a las operaciones de la entidad, ser uniforme, comparable con períodos anteriores y con otras instancias como los presupuestos y con otros estándares internos y externos a la entidad, ser oportuna y estar libre de errores y omisiones, sean estas debidas a errores o a fraudes.

Con este fin, adicionalmente a las políticas de operación, los encargados del gobierno corporativo tienen que asegurarse de la existencia de políticas y procedimientos de información, tanto operativa como contable.

Las políticas y procedimientos para generar información tienen que procurar que la información que se genere sea real, precisa y oportuna; asimismo tiene que ser coherente respecto de la información generada por otras áreas a las que esté ligada. Por ejemplo, la información de producción debe tener coherencia con la información de recepción que genere el almacén de producto terminado, a su vez los datos de salidas de dicho almacén tiene que coincidir con el producto que el área comercial haya facturado a los clientes.