La revolución de los ATS: Los temores y las oportunidades para Recursos Humanos

Los sistemas de gestión del proceso de selección (ATS, por sus siglas en inglés) son parte de la revolución de soluciones digitales enfocadas en Recursos Humanos, un mercado en crecimiento. Sin embargo, a pesar de los beneficios de este tipo de software, su adopción en México es lenta debido a temores en su implementación y falta de presupuestos, entre otros factores.

“El problema no es el sistema, es la configuración y la capacitación de quienes lo usan”, afirma Izka González, fundadora de la firma The Hiring Revolution. En su experiencia, los errores en la implementación de los ATS han generado una mala percepción en la comunidad de Recursos Humanos y eso frena su avance.

“Típicamente las empresas no dedican tiempo a entrenar a las personas de reclutamiento, llegan y les dicen 'aquí está el sistema, pícale en esta parte y empieza a filtrar candidatos para esta vacante', pero no te entrenan y te explican para qué sirve el sistema, cómo generar reportes o redactar un mensaje automático para los candidatos que no se lea tan frío. Y como no se dedica tiempo para esta capacitación, el sistema no funciona”, señala la especialista.

La última edición del Estudio de madurez digital de EY ubica a Latinoamérica con una calificación de 62 puntos en transformación digital (siendo 100 la máxima); las áreas de Recursos Humanos son de las que reportan mayor rezago.

“Las tendencias y todas las cosas que nos ayudan a ser más eficientes, en toda Latinoamérica estamos muy atrás. Nos toma mucho tiempo adoptar algo nuevo que nos puede ayudar, como los ATS. Por ejemplo, la queja más grande hacia los reclutadores es que no contestan, y una solución a eso es un ATS o un bot de atracción de talento. Pero esto no se implementa porque el rol de Recursos Humanos aún es muy operativo, las estrategias de atracción siguen siendo las tradicionales y no hay una exigencia de las direcciones para saltar al siguiente nivel”, opina Yoani Aceves, directora ejecutiva para Latinoamérica de Talenca.

Los sistemas de gestión del proceso de selección son herramientas digitales que ayudan a los departamentos de talento en funciones como el filtro de la información recibida de los candidatos, el seguimiento de los postulantes, la evaluación y hasta las entrevistas.

“En tecnología, todo lo que es nuevo nos da miedo. Las experiencias de terceras personas nos dan una percepción de cómo nos funcionará a nosotros. Incluso a veces pensamos que perderemos el sentido humano o, como nunca hemos realizado una implementación, no nos sentimos seguros para hacerlo. Es temor y también falta de habilidades digitales en Recursos Humanos”, considera Yoani Aceves.

De acuerdo con el HR Research Institute, algunos de los motivos que reportan los profesionales de Capital Humano para no adoptar nuevas tecnologías y sistemas basados en inteligencia artificial son:

• No hay presupuesto suficiente para invertir en estas tecnologías
• No hay suficientes profesionales de talento capacitados en esta área
• La falta de confianza en que la IA pueda marcar la diferencia en la atracción, evaluación y selección de talento
• Falta de interés entre los líderes
• No hay una necesidad real de cambio

Desde la perspectiva de Izka González, uno de los desafíos para el uso de los ATS, es la adaptación a las condiciones del país en el que opera la empresa. “El sistema se tiene que adaptar a cada lugar y en ocasiones no se le dedica ni tiempo ni esfuerzos ni presupuestos”.

Sin embargo, agrega la especialista, esto tipo de software no son “un monstruo de mil cabezas”, sólo se requiere de una implementación adecuada para derribar los mitos en torno a ellos, pues los beneficios son diversos.

¿Por qué perderle el miedo a los ATS?

Yoani Aceves destaca que entre las ventajas de los ATS están la disminución de los tiempos del proceso de reclutamiento hasta la concentración de datos para evaluar y construir nuevos perfiles de candidatos.

“Las descripciones de puestos las venimos heredando desde hace años, pero un ATS puede ayudarnos a tener perfiles más realistas y crear procesos más ágiles”, apunta la especialista.

El temor hacia los sistemas digitales de reclutamiento frena la transformación de los procesos y hasta de la propia función de Recursos Humanos que se mantiene en tareas manuales en las que se invierte mucho tiempo, con que las funciones estratégicas quedan en segundo o tercer plano.

Según un reporte de DocuSign, los procesos de contratación representan una de las áreas de Capital Humano con mayor prioridad de automatización. “Los sistemas de reclutamiento permiten concentrar información y tener una base de datos que ayuda a tener un proceso más eficiente”, explica Izka González.

De acuerdo con SherlockHR, los sistemas automatizados de selección de personal permiten reducir hasta un 30% el tiempo de reclutamiento y agilizan 80% todo el proceso.

El beneficio, coinciden las especialistas, es tanto para los reclutadores como para los candidatos. En el caso de los profesionales de talento, ayuda a disminuir las cargas administrativas y centrarse en funciones más estratégicas; en el de los candidatos, se les puede ofrecer una mejor experiencia de postulación.