El presupuesto en las mipymes

La importancia del diseño e implementación de un sistema de presupuestos no solo se remite a su adecuada elaboración alineada a los planes anuales de negocio, sino que es importante para la evaluación y medición periódica de los resultados de las Organizaciones.

La utilización de un adecuado sistema de control presupuestal está arraigado en la mayoría de las micro, pequeñas y medianas empresas (mipyme), que solo cuentan con una técnica presupuestal empírica basada en metas generales y expectativas de negocio, y que adolecen de una medición de los resultados, por lo tanto, el seguimiento y control en muchas ocasiones no es debidamente administrado, medido y seguido para evaluar el impacto en los objetivos y estrategia de ésta.

Si consideramos que el presupuesto representa la estrategia de los objetivos de la mipyme, su administración podría utilizar las variaciones presupuestales como una de sus herramientas más importantes para el seguimiento y análisis de la gestión de negocio por áreas de responsabilidades. Esto es, que toda desviación debe tener un análisis y un responsable, para que se puedan hacer adecuaciones oportunamente y razonables, considerando los factores externos e internos relacionados con la actividad de la empresa.

Debido a que el presupuesto es considerado como la representación de la estrategia del negocio a determinada fecha o por determinado periodo, el presupuesto y el control presupuestal es una herramienta clave de control financiero que deben adoptar todas las mipymes, de acuerdo a sus necesidades y posibilidades.

De todas las actividades de negocio, el presupuesto es uno de las más importantes, y por lo tanto, requiere una atención detallada.

¿Por qué comparar el presupuesto contra los resultados reales?

Uno de los objetivos del presupuesto es proporcionar una base que se pueda comparar y medir contra los resultados reales. Al identificar cuánto se está gastando cada mes y en que, permite a la Administración el considerar que acciones se deben tomar en el futuro, este proceso de análisis y control sólo vale la pena si el presupuesto es realista, analizar variaciones del presupuesto que no es realista no tiene sentido.

Las ventajas al ejercer una Administración basada en presupuestos y control presupuestario es:

• Obliga a la Administración a pensar en el futuro, que es probablemente la característica más importante de la planificación presupuestaria y el establecimiento de un sistema de control.
• Establece objetivos para cada departamento.
• Define claramente los ámbitos de responsabilidad, indicando quienes serán responsables del seguimiento de los objetivos establecidos en los presupuestos.
• Proporciona una base para la evaluación del rendimiento (análisis de varianza). Un presupuesto es básicamente un punto de referencia contra el cual se mide y evalúa el desempeño real. El control de esta forma proporciona la comparación de los resultados reales con el plan presupuestario. Las variaciones a los presupuestos pueden ser investigados y las razones de las diferencias se pueden dividir en factores controlables y no controlables.
• Permite la acción correctiva que se tomará cuando surgen las diferencias.
• Motiva a los empleados, al participar en la fijación de las metas.
• Mejora la asignación de recursos escasos.
• Economiza el tiempo de gestión

Un presupuesto se caracteriza por lo siguiente:

1. Participación: Del mayor número posible de personas en la elaboración
2. Integralidad: incluir a toda la organización
3. Normas: basarse en las normas establecidas de rendimiento
4. Flexibilidad: Permitir el cambio debido a las circunstancias
5. Comentarios: supervisar constantemente el rendimiento
6. Análisis de los costos e ingresos: esto se puede hacer a partir de las líneas de productos, departamentos o centros de costos

Conclusión

El presupuesto es una de las principales herramientas de la Administración para medir y evaluar el desempeño de una Empresa conforme a los planes globales de negocio, y debe ser considerado por la administración, como un elemento clave en la evaluación de la gestión de negocios a corto y largo plazo, con metas claras y medibles que permitan anticipar oportunamente riesgos de negocio y tomar ventajas competitivas.

El autor es integrante de la Comisión de Contraloría Financiera del Colegio de Contadores Públicos de México